久々にレイトショーにて映画！
仕事の事前準備について
ほとんどの方が仕事にいきなり
取り掛かることはないと思います。
新卒新人ならいざ知らず、
仕事に慣れるということは
事前準備ができてるという
ことだろうと思います。
仕事の事前準備が重要になる
場面としては、自分以外の人に
依頼しないと成立しない仕事です。
ほとんどの仕事が当てはまると
思いますが・・・
私がいる税理士業界はまさしく
依頼からしか始まらない仕事の
典型です。
入力してください。
資料の用意をお願いします。
など色々です。
中には資料を捨ててしまった
という方もいます。
こういった経験を積むことで
事前準備の重要性に気が付き
時期が来たり、スケジュールを
考慮して連絡をしたりします。
事前準備が不変なものであれば、
マニュアルで対応可能ですが、
そうでない場合も多くあります。
私がお勧めしたいのは仕事の内容に
合わせた事前準備リストです。
私のような税理士であれば、
・決算に必要な資料リスト
・月次監査の確認リスト
・年末調整の資料依頼リスト
・申告管理リスト
など色々リスト化して
思い出すことや覚えることを
減らす工夫ができます。
こういったリストで事前準備を
行うようにしておくと
依頼型の仕事の場合には、
楽に準備をすることができます。
仕事の管理をしてみよう
一つの仕事だけができればいいのですが
実際にはそうもいきません。
複数の仕事を抱えながら、事前準備、
実際の仕事、事務的な仕事など
平行しなければならないことも
あると思います。
そういったときは、仕事の管理を
するということになりますが、
どうやって管理したら・・・
ということになります。
そんな時はガンドチャートが
効果を発揮します。
かなり古くからあるガンドチャート
なのですが管理と進捗の両方を
管理することができるので、
かなり有益です。
以下ガンドチャート図
この様にガンドチャートで管理して
色を伸ばしながら確認していけば
視覚的に管理運用をすることが
できます。
excel表をあまり加工しないで
作成できるので、作成が容易
ということもお勧めポイントです。
事前準備や管理は仕事以外に波及させる
さて、仕事では上記のように
色々工夫することができる方が
いると思いますが、そういった
工夫を仕事だけに使うのは
もったいないです。
ここは自分のプライベートにも
波及させてみてはいかがでしょうか？
例えば、旅行です。
旅行は楽しいことだけとは限りません。
車だと渋滞、雨が降った、
道に迷った、ケンカしたなど
トラブルに遭遇するかもしれません。
こうしたことが起こったとしても
事前に準備できていれば、
いきなりのトラブルではありません
ので、準備ができています。
どれだけ準備するかは程度の
問題になりますが、
仕事で培ってきた準備や管理
能力を役立たせてみることも
良いのではないかと思います。
まとめ
仕事は事前準備とその後の管理が
重要になってきます。
最終的にお客様に喜んでもらえるか
どうかということは結果論です。
まずは、ご依頼して頂いた仕事を
完遂することになります。
ですが、その過程でうまくいかない
ことは出てくるものです。
うまくいかないことも想定して
おくということが事前準備に
含まれますし、対応をどうするかを
考えておくことにも波及します。
こういった能力は経験だけが
物を言うと思うかもしれませんが
私はどれだけ事前に準備していたか
ということが現れるところだと
思いますので、幅広く想定して
準備をしてほしいと思います。
編集後記
昨日は、マイティソーバトルロイヤル
を4DXで見てきました。
やっぱり4DXはアトラクションですね。
映画＋αを求めている方はお勧めです。
今月はジャスティスリーグも
ありますので、見てきたいと思います。
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