もうミストで暑さをしのぐ時期になって
来たようです。
ペーパレス化をやってみよう！
ペーパレス化をやるには、まずは、自社内の
資料で必要な資料をピックアップしてみま
しょう。
これができたら、ペーパレスの作業です。
基本的には、スキャナーで読み取って、
PDFにして保存でいいと思います。
現在、スキャナーとしては・・・
scansnapが代表格になっています。
このスキャナーであれば、PDFにして
後から、word変換といったアプリも
ありますので便利です。
これが、今までのペーパレス化の流れ
だと思いますが・・・
現在進行形の会議録や取引先との打合せ
についての資料はどうしたらよいので
しょうか？
これについては、evernoteで担当者全員
の共有がいいかと思います。
スマホアプリのscannableで資料をPDF
にしてevernoteで会議のノートを作成し
PDFで会議録を共有するということです。
上記以外にevernoteによるペーパレス化
になりますが、録音もできますので、
録音機能を用いたペーパレス化もできます。
データの保存は共有しよう！
ペーパレス化をするとデータになりますが、
それを会社で共有する必要が出てきます。
ですから、データをどこに置いておくか？
という問題が生じます。
これについては、例えば、Dropboxが有効
です。ビジネスだと3ユーザー月1,250円で
2TBの容量から始めることができます。
また、30日間の無料使用期間があります
ので、使い方を覚える時間もありますし、
自分に合っているかどうかも検討できます。
自社サーバーに置くことが安全だと
思う方がいると思いますが、災害に合う、
サーバーの耐用年数がきていつサーバーが
壊れるか心配という問題があります。
クラウドサービスですとそういった
心配から解き放たれますので、活用を検討
した方がいいかと思います。
Dropbox以外にも、onedriveやgoogldriveも
あるのですが、アカウント設定が個人に
なりますので、従業員の入退社を考えると
Dropbox一択になります。
というのは、アカウントは設定しますが、
従業員の入退社時のアカウント管理が
簡単だからです。
パソコン保存を少なくしよう！
データにして、クラウドサービスを使って
といった場合に、同じデータをパソコン
に保存している様ではもったいないです。
二重に保存したい気持ちはわからなくは
ありませんが、それだとペーパレス化を
してデータにした意味がありません。
近年、パソコンの性能が上がっている
とはいえ、WEB上のデータ容量の上昇から
パソコンに求められている性能も上がって
来ているような印象を受けます。
こういった状況からデータの保存にパソコン
の容量を使ってしまうと、WEB上や仕事で
使うアプリの起動時間がかかったり、
そもそもパソコンの立ち上げ自体に
時間がかかったりしてしまうかもしれません。
それでは、本末転倒だと感じます。
データはクラウドサービスに任せて、
パソコンは仕事をストレスなくできるよう
な環境で使えるようにした方がいいと思います。
それでも、先ほど申し上げたようにWEBや
アプリの容量の増加等によりパソコン自体に
求められる性能が上がってきています。
こういったことからパソコンが疲弊して
耐用年数を待つまでもなく、壊れてしまったり
買換えをしなければならなくなりますので、
だましまし使っている様であれば、2～3年
おきに買換えを検討した方がいいと思います。
まとめ
ペーパレス化は、残す資料の選定を行って
PDFといったデータにして、クラウドサービス
で共有を図る。
現在の進行形の会議録もPDFにして、evernote
での共有をしていく。
パソコンとクラウドサービスとの併用保存
をやめて、パソコンは軽くして、仕事のみ
に使うようにする。
起動時間などを長くするようなデータの
保存は行うわず、ストレスなくパソコン
を動かすようにしてみましょう！
編集後記
昨日は、提携している会社が行った研修に
参加してきました！
相続分って売れるんだ・・・ということを
初めて知りました。
まだ、自分の知識は井の中の蛙の様です。
また、遺言書の書き方によっては、未分割
にならない場合があることも初めて知り
ました。
それは、実務要注意項目になると
思いましたで、今後の相続案件に生かせ
そうです。
最後まで、読んでくださってありがとう
ございます。
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