ITを使った情報共有で効率化しよう！

★ITを使った情報共有とは？

Evernoteによる働き方の研修（ネットにアップして良いですよ！とのことだったので）

ITを使った情報共有には、社外（お客様）と自社との情報共有と自社内での情報共有の2つの側面があります。昨日、Evernoteの研修に参加してみたものは、上記2つの側面からの情報共有でEvernoteを使うと情報共有がスムーズですよ！というものでした。
研修の内容は公表されると困るとのことなので、以下にかいつまんで紹介したいと思います。

★どのように効率化できる？

税理士事務所を例に、どのような点で効率化をできるのかを考えてみましょう！！

税理士事務所では、紙ベースの資料が多いです。働いている方は疑問を持たずに仕事をしている方が多いのではないかな？と思います。（私もそうでした）これをペーパレス化するということができます。
例えばPDFで、自社サーバー内に保管するというアイデアですが・・・、これは紙がただ単にデータになったにすぎません。実際の効率化はできないということです。探す手間もかかりますし、担当先のフォルダにクリックしていかなければなりません。

上記以外の問題点は、担当者の引継です。いちいち過去のことまでひっくり返して新任の担当者へ引継を行わなければなりません。というか、引継があればいい方で、引継ぎなしで担当になるなんてことは当たりまえの世界です。（良いのか、悪いのかはおいておきます）こうなると、過去のやり取りを確認しようとしても資料がない、どういった打合せなのかが分からないといった状態になります。
一番いいのは、過去から今までの流れをすべてわかることがいいのではないかと思います。
引継時間が短縮されるということは、その分を他の時間に使えるということなので、業務効率化が生産性の向上になるよね？という流れです。

上記の2つの問題点に関して、担当者がすぐに全部のデータが入った共有のフォルダなどで確認できることがいいのかなと思います！具体的には、担当先のフォルダに打合せ内容、送信したメール内容、FAXで送ったもの・日にちが分かる、決算書が期別に入っている、届出書関係も整理されているなどです。こういった整理の活用にITソフトの利用を考えてみることが必要です。

Evernoteでの使い方は、お客様のノートを作成して、タグに資料、FAX、メール、打合せといったことを書いてそこに資料をScansnapで読み取って格納、打合せなども報告書形式にして内容をまとめておくことで過去から現在までの確認が可能になります。

別にEvernoteだけが選択肢ではありませんが、税理士事務所の仕事内容を考えるとITを使う意味があるシステムでほしいなということは、資料、打合せデータ、メールデータなどが一元管理できるアプリということなになろうかと思います。このような機能を備えていれば、効率化を実現できると思います！

★ITの導入は簡単なものを目標に！

ITの導入で困ったことが起こります！それは、ITに対する反発です！今までは紙でやってきたではないか！データにすると無くなった時にどうするんだ！という反論です。

この様な反論にいちいち応じていては、身が持ちませんしいつまでたっても導入なんかできません。
ですから、最初は全部をITで効率化しようとせず、「打合せ内容を書き溜めることだけに使おうといった感じで機能を限定して導入をしてみる」ことがいいのではないでしょうか？

例えば、打合せ内容を書き溜めているだけでも、月1回の訪問先であれば、12回の打合せ内容が存在しますし、社長の考え方が変化してきたな？などといったことが打合せメモから確認ができると思います。

残った不安点はデータの流出などでしょうか？

ここで問題です！あなたは資料をなくしたことはありませんか？私は重要なものはなくしことはありませんが、資料をなくしたことはあります。ITの便利なところはデータサーバが複数拠点にあることです。クラウド会計に始まって、最近のクラウドソリューションは大体同じです。つまり、極論を言えば、クラウドソフトを使うと使用しているPCが壊れてしまってもデータ復旧に手間取ることはありません。というか、データ復旧自体いらなくなるということです。なぜなら、例えば、googleのIDで使うことを前提にしておけば、そのIDでいろいろなソフトをインストールしてしまえばいいからです！

私は現在一人税理士ですので、リスク管理含めてすべてを一人で考えて仕事をしなければなりません。
実際仕事をするときに仕事以外のリスクで不安を感じて仕事に影響を与えたくないと考えていますので、今後ともクラウドサービスを使った効率化と生産性UPを行っていきたいと思っています。

編集後記