【経理のデジタル化】業務を分解して、業務ごとに考えると導入コストを減らせる可能性がある

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

経理のデジタルをするために

基本的な考え方を解説します。

それでは、スタートです！！

経理のデジタル化の意味

経理のデジタル化を考える

ためには意味を理解しておくと

ぼやっとした外観が明瞭に

なります。

私が考える経理のデジタル化

とは

紙の資料を最終的になくすことを目的にすること

です。

紙の資料を最終的になくす

というのは

経理の入り口にあたる取引を

証明する書類がすべてデータに

なることを意味し

取引を証明する証憑がデータ

取引を記帳する手段である

会計ソフトにはデータで記帳

決算書などの報告資料もデータ

になると考えます。

こういった意味を前提にすると

最も紙になっているところは

どこでしょうか。

まずは、最も紙になっている

取引を確認するとデジタル化への

一歩になると思います。

業務ごとにデジタルツールを導入する考え方

デジタルツールが高額サービスに

なってしまうことがあります。

高額になる場合の前提を聞いた

ことがあります。

社長が展示会にて

この製品は何ができるの？

と聞いてきた場合には

販売する担当者は

いろいろなものを積み上げて高額サービスとして

売ってしまおうと考える

ことがあるそうです。

要するに、売り先がよくわかって

いない場合には

いろいろな営業トークであなたの

会社の効率化ができるため

いろいろなサービスを追加して

導入をしてもらうと考える

というわけです。

一般的に考えると経理のことを

社長が知っているはずありません。

会社でデジタルツールを使うのは

経理の担当者です。

業務を最も知っているのは

経理の担当者になります。

社長がする行動は経理の担当者に

業務を1つずつ分けてもらい

1つずつ分けられた業務について

「どこに」、「どんな」ツールを

入れたら楽になるのかを確認する

だけになります。

これで業務に対応したツールの

特定ができて

このツールがあるのかどうか探し

導入を行います。

言い換えると、業務のすべてを

デジタル化するのではなく

デジタル化しやすいところに

ツールを導入する考え方です。

使うかどうかわからないサービス

を導入するよりもはるかに

コストを減らせて会社のためになる

デジタル化だと考えます。

デジタル化の問題点

デジタル化を行うことは

素晴らしいことなのですが

デジタル化特有の問題があり

事前に知っておく必要はあります。

近年のデジタル化で流行っている

サービスではクラウドになります。

専用のサイトにアクセス

ログインすることで

会社専用のツールを使うことが

できるというものです。

問題点がないように見えますが

以下の問題点があります。

①インターネット回線を使うことが前提になっている

②電気を使うことが前提になっている

③クラウドサービスの改修中にアクセスができなくなる可能性

④クラウドサービス側のクラウドがハッキングを受けて情報流出する可能性

⑤ハッキングによるサービスのシャットダウンの可能性

言い換えるとネットが使えない

電気が使えない状態だとしたら

クラウドサービスは使うことが

できなくなります。

クラウドサービスでは一定周期の

システム改修があります。

改修によるシステム誤作動で

ツールが使えなくなることがあります。

その他、外部からのハッキング

により情報流出

クラウドサービス側のサーバーが

破壊されることにより

サービスが使えなくなる

といったリスクは潜在的な

リスクになります。

リスクを考えるとどこまでも

考えなければならなくなるのです。

建設的なトラブル対応としては

問題点に当たったときに会社が

どのような行動をするのかを

事前に検討してその通りの

行動をすることです。

イメージとしては避難訓練

みたいなものです。

災害が行った場合には

避難訓練の通りに行動すれば

生存可能性は高くなります。

しかし、避難訓練をしてなければ

災害が起こったときに

いきなり逃げてしまってけがや

事故に巻き込まれる可能性があります。

このようにクラウドサービスを

使う場合には事前に行動を検討して

おくことがお勧めです。

編集後記

現状で最も厄介なことは

個人情報流出になります。

個人情報保護法にあるルール

に沿った行動が求められます。

漏えいがあった場合には

発覚から5日以内

次に確報は発覚から30日以内に

それぞれ個人情報保護委員会に

行うことになっています。

個人情報保護委員会では漏えい等

の対応がありますので

1年に1回は確認しておくと

情報漏えい対策への備えについて

理解できると思います。

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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