【税理士業】関与先とのデータ共有で注意するポイント

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

税理士向けの関与先とデータ共有する

で注意するべきポイントを解説します。

それでは、スタートです！！

データ共有の注意するポイント

・データ共有のクラウドソフトのポイント
→セキュリティ対策があること、災害等によるデータ消失リスクが少ないことなど

・扱うデータのポイント
→関与先が保存したデータはウィルススキャンすること

税理士事務所が関与先と

データ共有する場合には

大きく分けて2つのリスクを

検討します。

それが、データ共有するクラウドソフト

と扱うデータに関するセキュリティ

になります。

これが最優先課題です。

データを扱う同士でデータを

介してウィルスに感染してしまうと

災害どころではなくなる可能性が

あります。

データ共有するクラウドソフトでは

セキュリティ対策のみならず

災害などによるデータ消失リスク

が心配になるところです。

使っているクラウドソフトを運営

している会社が大きかったとしても

2012年6月20日にヤフー子会社の

ファーストサーバーにおける

データ消失がありました。

この点を見越して複数のデータ

サーバーに保存しているような

会社のクラウドを使うことが

望ましいと考えます。

関与先のデータを取り扱うポイント

・データはダウンロードしてウィルススキャンが望ましい

・関与先が共有データ以外のデータを保存しないようにしてもらう

データの扱いで忘れがちなことは

使っているPCにクラウドアプリを

インストールして

そのアプリで共有しているデータを

開いてしまう運用です。

主にGoogleDrive、DropBoxなど

がこうした運用ができます。

確かにプラウザを開いてデータを

確認する必要がなくなるため

便利な機能ですが

これだとアプリ内のデータを

そのままPCに入れるため

データがウィルスに感染していると

そのウィルスをPCに持ち込んでしまう

可能性があります。

こうした理由からなるべく

データはダウンロードしたうえで

ウィルススキャンをしてから

データを開いた方が望ましいです。

データ共有ができるクラウド

ソフトでは無料容量がついている

ことが多いです。

このため、関与先からすれば

PCに保存しているデータを

クラウドに保存しても問題ないと

考える方がいます。

先方負担のクラウド運用であれば

問題はありませんが

税理士事務所負担のクラウド

アカウントでの運用だと

容量を使ってしまうこととか

必要なデータ以外のデータを

保管することになります。

特に動画だと大容量になるため

プライベート、事業に関係なく

税理士事務所と共有している

クラウドには必要なデータ以外の

保存はお断りしておくことになります。

税理士事務所からのデータ取り扱いのポイント

関与先とのデータ共有に関しては

関与先から保存されるデータだけ

ではなく

税理士事務所からデータを保存する

ことがあり得ます。

このときも最優先課題は

ウィルスに感染していないデータを

保存することです。

関与先が情報セキュリティに

明るいのであれば問題ない可能性は

ありますが

基本的に税理士事務所からのデータに

ウィルスがついているとは考えない

と思います。

次にデータ共有するデータを

保存する場合には

必ず保存先を確認したうえで保存する

ことが必要です。

ヒューマンエラーでほかの関与先

のデータを保存してしまうと

税理士事務所の信用問題に

なりかねないと思います。

税理士事務所ではPDFを加工する

作業も多くなっていると思います。

例えば、バラバラのPDFデータ

になっている申告書、決算書を

1つのPDFデータにすることがあります。

これを仮にA株式会社のデータとして

株式会社Bの共有フォルダに保存を

してしまう事故が発生する可能性があります。

データ共有は税理士事務所と関与先

にとって大変便利なのですが

使い方を間違えるとか

ヒューマンエラーに注意する

といったことが必要になります。

編集後記

データ共有での運用をする前に

事務所でのセキュリティ対策を

確認する方法があります。

IPAのセキュリティガイドライン

サイトでは情報セキュリティの

パンフレットがあります。

こちらを基に事務所でのセキュリティ

意識を高めるとか

セキュリティ対策を構築するとか

といった検討をすることができます。

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。