【会計業務と業務のデジタル化】やってはいけないデジタル化とその対応を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
会計業務と業務のデジタル化
においてやってはいけないことと
その対応を解説します。
それでは、スタートです！！
やってはいけないデジタル化
私が考えるやってはいけない
デジタル化とは
業務が増えてしまい管理が滞ってしまうこと
になります。
会計業務は取引が発生した後
帳簿にするという流れになります。
すると取引をデジタル化することで
会計業務がデジタル化できたように
錯覚することがあります。
以下のような取引業務がデジタル化
できるように考えられます。
①請求書、見積書の発行
②契約書の締結
③取引先とのやり取り
④経費精算システムの導入
続いて会計業務だけのデジタル化
できる内容は
①預金やクレジットカードのAPI連携による取引明細取得
②請求書システムと会計ソフトとの連動
③経費精算システムと会計ソフトとの連動
取引業務と会計業務を分けると
取引と会計で親和性があると
認められることは
請求書や経費精算システムの導入
ということになりそうです。
なぜならあなたが作成したデータ
を会計ソフトに連動して処理が
できるようにできるからです。
これが社内の効率化という
結果を生みます。
しかし、社外との効率化を考えると
契約書の締結ための電子サインや
取引先とのやり取りについて
チャットツールを使うなど
といったことも効果がありそうです。
ただ、これらすべてをデジタル化
した運用しようと思うと
すべてデータになっているため
システムごとに管理をしなければ
なりません。
管理に時間を取られてしまっては
効率化して浮いた時間が管理に
置き換わる可能性があります。
デジタル化では取捨選択をする
やってはいけないでは効率化して
浮いた時間が管理にとられる可能性
を指摘しました。
いくらデジタル化できるとは言え
すべてをデジタル化にしなくても
よいと考えられます。
言い換えると取捨選択が必要に
なるのではないかと思います。
取捨選択するときの考え方は
1つの取引だけデジタル化する
というものです。
なぜ1つの取引だけに注目して
デジタル化するのかというと
一度にすべてをデジタル化して
しまうと管理が取引ごとに増えて
結果、管理に時間を奪われてしまい
時間が足りないことに
陥る恐れがあるからです。
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例えば、請求書や見積書は
売上を請求する取引に必要で
1か月の取引量が多くなること
が考えられます。
2024年10月からは郵便代も
上がってしまいメールなどで
送付したほうが安いかもしれません。
こうした観点を考えて請求書
システムだけ導入するといった
考え方ができます。
対して経費精算システムを導入した
場合を考えると
データで受領するものと
紙で受領するものが混在します。
データで受領したものはそのまま
データでアップロードすれば
足りると思いますが
紙の場合は写真を撮りデータ
にしてシステムにアップして
といった流れになります。
システムを使うつもりが人間が
システムに適合する行動を
求められることになるため
本当に効率化されるのかは
わかりません。
管理不要なデジタル化を考える
やってはいけないデジタル化
では管理時間がかかる可能性を
指摘しました。
裏を返せば管理を不要にする
ことで管理の時間はなくなる
とも考えられます。
管理の意味はどこに何があるのか
がわかるようにしておくことです。
管理不要にするためには
①取引で使われるシステムは1つに絞ること
②検索可能であること
③機密性・完全性・可用性があること
になります。
1つのシステムに絞って運用する
ことで取引とシステムが紐づく
ようにしておきます。
例えば、契約書の保管は
電子サインシステムと連動させて
行ってしまうといった感じです。
検索可能とは日付・金額・取引先名
などのどれかで検索を行って
いつでも確認可能なことです。
機密性・完全性・可能性は
情報セキュリティの用語です。
デジタル化とはデータで業務を
処理することになるため
上記のことが必要になります。
編集後記
会計業務では電子帳簿保存法への
対応が義務化されており
やれないではなく、やらないといけない
方向になってきています。
この中ですべてをデジタル化する
というのは無謀な話なので
つまみ食いのような形で
少しずつデジタル化する方法を
とった方がよいのではないか？
というのが私の考え方です。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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