【令和6年分年調ソフト】国税庁の年調ソフトで年末調整を電子化！実務対応を解説
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
国税庁が公表している年調ソフト
による電子化の記事になります。
それでは、スタートです！！
年調ソフトは何ができるのか？
年調ソフトは年末調整に必要な法定書類の作成ができるソフト
使い方は各従業員がPCやスマホに
インストールして使います。
法定書類では
①扶養控除等申告書
②基礎控除・配偶者（特別）控除・所得金額調整控除申告書
③保険料控除申告書
を作成できます。
これらを作成する手順では
最初に質問に答えて作成する
法定書類の特定をしてしまう方法
そうではなく、すべての書類を任意
で選択して作成する方法があります。
年調ソフトにある機能では
マイナポータルとの連動ができ
保険料控除などの控除証明書の
データを年調ソフトへ取り込む
ことができるようにもなっています。
もちろん、控除証明書を見ながら
手入力することも可能です。
作成を完了するとデータの
出力をすることができます。
PDFとXmlデータでの出力になり
こちらを給与ソフトに取り込んで
給与ソフトで年末調整が
できることになります。
年調ソフトの実務対応
年調ソフトの実務対応では
2つの視点から論じる必要があります。
①年調ソフトを使う従業員
②年調ソフトのデータを受領する年末調整をする担当者
従業員から考えると
マイナポータルを使う場合には
事前にマイナポータルで
控除関係書類のデータが入っている
必要があります。
現状ではマイナポータル対応ができる
保険会社はすべてではないため
データ対応ができる控除関係書類と
紙対応になる控除関係書類の2つが
出てくる可能性があります。
控除証明書がデータになっていれば
データでの提供になりますが
データ対応ができない事業者の
控除証明書は従来の通り
会社に書面を提出する必要が
あります。
海外扶養親族のための書類は
データの対象になりませんので
会社に書面を提出する必要がある
のは変わりません。
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事業者の視点を申し上げると
年調ソフトによってデータで
情報を受領するためには
①電磁的方法による提供を受けるために必要な措置
②電磁的方法により提供する者の氏名を明らかにするために必要な措置
が必要です。
電磁的方法による提供を受けるために
必要な措置とは
従業員からデータの提供を受けるための方法を定めておくこと
具体的には
イ 勤務先にインターネット経由のメール等で送信する
ロ ＵＳＢメモリ等に保存して勤務先に提供する
ハ （社内ＬＡＮなどで）勤務先と作成者である従業員のみアクセスが可能な領域に年末調整申告書データを保存する ニ 社内ＬＡＮにログインし、メール等で送信する
なお、イまたはロにより提出する場合は、提出データに電子署名を付す又はパスワードを設定する必要があります。
電磁的方法により提供する者の氏名を
明らかにするために必要な措置とは
提出されたデータが従業員本人から提出されたことが確認できるよう担保しておくこと
具体的には
イ 従業員が申告書情報に電子署名を行い、その電子署名に係る電子証明書を申告書情報と併せて勤務先に送信する措置 マイナンバーカードまたはスマホ用電子証明書に記録された電子署名及び電子証明書を利用することができます。
ロ 従業員が、勤務先から通知を受けた識別符号（ＩＤ）及び暗証符号（パスワード）を用いて、勤務先に申告書情報を送信する措置 具体的には年末調整申告書データそのものにパスワードを付す場合のほか、社内LAN等に従業員個別のＩＤ、パスワードでログインし、その従業員のみに割り当てられた電子メールアドレスから送信する場合等も含まれます。
また、上記のほか以下の対応が必要となります。
・ 従業員が電磁的方法による提供を適正に行うことができるための措置
・ 従業員が電磁的方法による提供を行う際に、勤務先がその者を特定することができるための措置
・ 申告書に記載すべき事項について電子計算機の映像面への表示及び書面への出力をするための措置
これらを事業者が乗り越えて
年末調整の電子化ができます。
因みにデータで提供を受けた
ものについては事業者で使っている
給与計算ソフトに取り込むので
Xmlデータが取り込める必要も
あります。
データで提供を受けた内容は
事業者が確認する必要はない
とされています。
情報システム的な見地から
申し上げると
電子化するとすべてデータに
なってしまうので情報セイキュリティ
対応が必ず必要になります。
扱うのは個人情報になるため
流出するとかなり大変なことに
なると考えられます。
後日、税務署から年末調整が間違っているとされた場合
税務調査では年末調整について
確認が行われます。
年末調整関係の書類や賃金台帳
をもって確認されます。
または、市区町村から扶養が
間違っているなどの連絡が
税務署に行われることもあります。
一般的に年末調整が間違っている
とされた場合には従業員の税額は
増えることになります。
したがって、年末調整を修正して
適正な金額に修正を行い
納付を行うことになります。
これは、年末調整が電子化された
からといって異なることはないです。
差額として発生した所得税や
住民税は後日、従業員から
天引きして処理は終了になります。
たまに意図してかどうかは
わかりませんが
扶養親族にならないのに
扶養親族に含めてしまうなどで
年末調整が間違っていると指摘
されてしまうケースがあります。
適正に従業員に判断をしてもらう
必要があります。
編集後記
従業員が退職してしまったあとに
年末調整が間違っていると指摘
されるケースがあります。
事業者が年末調整の修正に応じて
しまうと事業者が所得税を負担する
必要が出てきます。
法的には負担した所得税を
本人に請求可能なのですが
住所が変わったなどで本人の
居場所を特定することが難しく
なることがあります。
このような場合には本人が
確定申告により修正してもらうよう
税務署に伝える行動が必要です。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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