【電子帳簿保存法】従業員関係の資料はデータ保存の対象となるか？
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
従業員との取引がデータ保存の
対象になるかどうかを解説します。
それでは、スタートです！！
労働条件通知書や雇用系契約書をデータでやり取りした場合
従業員を採用するときに
労働条件通知書をやり取りして
このあとに雇用契約書を交わす
といった流れになります。
コロナ後では労働条件通知書や
雇用契約書をWEBでやり取りする
ことも増えたと思います。
取引の流れを明確にすると
労働条件通知書
事業者が労働条件通知書をWordで作成して、PDFにし、採用する者へメールで送付
があると思います。
雇用契約書を交わす場合には
事業者が雇用契約書をWordで作成して、PDFにし、電子サインサービスを通じて採用する者に電子サインを依頼する
といった流れになります。
さて、以上の2つの取引が
電子帳簿保存法のデータ取引になり
データでの保存義務が生じる
データになるのかがポイントです。
答えは、データ保存をしなければ
なりません。
なぜなら、労働条件通知書や
雇用契約書には取引情報が
記載されているためです。
取引情報の基本的考え方
電子データ保存の対象になるか
どうかを明確にするため
取引情報
が何なのかを知っておくと
現実で行われる電子データでの
取引についてデータ保存が必要か
否かを判断できます。
さて、取引情報とはもともと
電子取引の定義に出てくる用語
になります。
電子帳簿保存法第二条五項では
電子取引
取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
電子データの保存をしなければ
ならない根拠では
電子帳簿保存法第七条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない
となっています。
上記をわかりやすくすると
①保存義務者：個人（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人
②要件：電子取引を行った場合
となりますので
事業者（個人や法人）は電子取引を
行った場合に電子データを保存
しなければならない
という建付けになるという
解釈になります。
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ここで従業員関係の取引として
給与明細をWEBで発行した場合は
どうなるのかを考えます。
現在、給与計算ソフトの一部では
WEB発行できる仕組みがあったり
給与計算ソフトでPDFにして
給与明細を出力することができます。
WEB発行、PDF出力のいずれでも
本人のメールアドレスに対して
給与明細を発行することが可能です。
先ほどの電子取引の定義に該当する
取引情報になっていると考えられます。
その他これらに準ずる書類に通常記載される事項を言う
の部分に該当すると
考えられるわけです。
結果、電子データの保存を
行わなければならないと
解釈することができます。
電子データとして保存したものは印刷可能か？
電子データで保存するものの
社内での確認のため印刷して
使いたいという要望もあります。
となると、電子データとして
保存したものを印刷してもよいのか？
と疑問があります。
答えは
印刷して問題ない
です。
あくまでも電子データの保存は
データでやり取りしたものは
データで保存しなければならない
という法律です。
印刷が禁止されている法律
ではありません。
確認する場合、社内で資料として
共有する場合など
資料の使い方は電子帳簿保存法が
出来上がる前と後で変わりはないです。
データで保存する義務と
印刷するのとは別の問題なのです。
編集後記
給与明細など量が多くて1つ1つ
データで保存することが無理！！
という場合があります。
この場合には一課税期間ごとに
検索することが困難であるという
合理的な理由があると考えますので
保存媒体ごとや一課税期間内の
合理的な期間ごとに範囲を指定して
検索することができるのであれば
差し支えない取り扱いがあります。
給与明細であれば、1か月ごとに
全員分の給与明細をまとめて
保存しておき
保存タイトルに支給額の合計額など
検索できる仕組みを整えておく
といった措置を取っていると
よいと思います。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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