【弥生会計】スマート証憑管理とスマート取引取込で電子データを処理する方法とは

こんにちは！

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

今回は・・・

弥生会計で電子取引データを

処理する方法を解説します。

それでは、スタートです！！

電子取引データを処理するための事前準備

令和6年1月以降の取引では

電子取引データはデータのまま

保存することになります。

弥生会計で処理を行う場合は

データの保存と仕訳の生成のため

事前に用意するものがあります。

①スマート証憑管理アプリ

②スマート取引取込

両方とも弥生会計を契約して

さえいれば自動的に使えます。

しかし、両方とも弥生の

マイナポータルにログイン

できる状態が必要です。

こちらはオンプレミスソフトの

弥生会計を使っている場合です。

クラウド会計の弥生を使っている

場合にはマイポータル（WEB)で

入ることができます。

必要なのはID（メールアドレス）

と暗証番号です。

今回は、オンプレミスソフトの

弥生会計をベースに仕訳の取り込み

まで解説します。

スマート証憑管理に電子取引データを保存する

電子取引データを保存する

スマート証憑管理アプリは

2つ起動方法があります。

①弥生会計から起動する方法

②弥生マイポータルから起動する方法

弥生会計では

取引タブのスマート証票管理

をクリックです。

弥生マイポータルはログイン後

お使いの製品にあります。

製品を起動するをクリックです。

保存するデータを事前に

用意しておくことを忘れずに！

起動するとこんな感じです。

使い始める前に設定を行います。

基本設定では、事業情報ををすべて入力します。

利用設定では、受領証憑にチェックしておきます。

基本的に、受領証憑の方が多くなるためです。

証憑添付メールの仮保管設定は、取引先からデータで請求書などを受領するときに自動的にスマート証憑管理にデータがアップされる設定ができます。

設定は、取込専用メールアドレスを取引先に共有して、取引先からデータをもらうときにCCに入れて送信してもらうようにします。

アドレスの再発行の下の「メールで通知を受け取る」の2つのチェックをつけておきます。

取引先管理設定は上書きするを

オンにして青くしておきます。

会計連携設定は「スマート取引取込」を利用して会計連携するをオン

連携する事業所データ/サービスを自社にあわせておきます。

弥生販売やMisocaの欄はチェック

しないで大丈夫です。

両方ともソフトから弥生会計へ

仕訳データを作成できるためです。

OCR利用設定は必ずオンにして

青くしておきましょう。

以上で設定は完了です！

続いて用意したデータを

スマート証憑管理にアップする

ことをやっていきます。

今回は、受領証憑を基に解説を

行います。

受領証憑のデータを用意したら

スマート証憑管理のアップロード

画面を開きます。

ファイルをドロップにデータを

アップします。

アップした後の画面

3つ一気にデータをアップしました。

一度に読み込めるファイル数は10件

でPDFは50ページあるものが上限

になります。

証憑区分、証憑種別、電帳法種別も

設定を行います。

最後にアップロードをクリックして

読み込みを行います。

すると受領証憑画面に切り替わります。

読み込んだファイルをクリックする

と次のような画面になります。

OCR読み込みはされたものの

取引日、取引先名、金額は

うまく識別できなかったようです。

設定したあとの画面がこちら

保存するのまえに請求書区分

チェックを行うのボックスに

チェックが入っていることを

確認してから

「保存する」をクリックします！

完了した画面がこちら

左上にインボイス判断でOKが出たため

適格が緑になりました。

因みに取引先名で登録番号を入力し

国税庁サイトと連携することで

インボイス判定が可能です。

上記は取引先名でクリックすると

「＋取引先情報の新規登録」を

クリックすると出現します。

登録後は、取引先名をクリック

するだけで登録した取引先が

出てきます。

その取引先を選択することで

登録番号も表示されます。

今回アップしたものの設定が

終わるとこんな感じになります。

以上でデータの保存までが

完了したことになります。

仕訳連携でスマート取引取込で仕訳を生成して取り込む

ここからはスマート証憑管理に

アップしたデータの仕訳登録

まで行う流れを解説します。

最初にスマート証憑管理で

仕訳連携の設定をします。

先ほど取り込みの設定を完了した

データを再度開きます。

右下の仕訳連携設定をクリックします。

仕訳連駅設定で該当のチェックを

クリックします。

今回は受領請求書のためクリック

科目の指定方法は取引に対応する

勘定科目の設定を推論又は手動

にするかです。

スマート取引取込で最後に設定した

勘定科目がAIに記憶されるため

推論で問題ありません。

取引手段は今回の取引を何で

行ったのかになります。

今回はまだ精算していないため

未払金にして、補助科目も設定します。

以上までで入力が済んだら

右下の保存するをクリック

先ほどの画面に戻るので

右下の仕訳登録をクリック

クリックすると

10秒くらい待ってプラウザを

更新すると仕訳連携が完了すると

仕訳登録済みが青くなります。

ここまでがスマート証憑管理

で行う設定です。

以降は、スマート取引取込で

仕訳の確認と取り込みをします。

取引タブからスマート取引取込を

クリックして起動します。

スマート取引取込が起動すると

先ほど仕訳連携をしたものが

未確定の取引に表示されています。

こちらで設定した取引の勘定科目が

AIに自動で覚えられるため勘定科目

は必ず確認します。

今回は、すべて新聞図書費になって

いるため問題ないです。

請求書区分は適格でOK

軽減税率にもチェックが

入っています。

すべてOKであれば全選択

をクリックして

「選択された取引の操作を行う」

をクリックすることで

取引の登録を「する」に

変更するをクリックすると

取り込める状態になります。

画面下部の

「表示されているすべての取引を確定する」

をクリックすると弥生会計へ取引が

取り込まれます。

放っておくと弥生会計の画面に

自動的に切り替わります。

取込が完了した画面

OKをクリックすると仕訳日記帳が

現れて取引を表示します。

これで会計処理まで終了した

ことになります。

バックアップの保存は

忘れずに行いましょう！

編集後記

解説記事を書いていて

思ったことは仕訳までの

流れが面倒かもしれない

ということです。

私の考え方ではデータの保存は

毎回行っておいて仕訳の登録は

ある程度件数がたまってから行えば

そんなに面倒にはならないかな

と考えています。

例えば、データ保存はデータを

受領した都度行い

仕訳登録は1週間に一度の

ペースで行えば1件ずつ入力

するよりも手数は減るかなと

感じます。

まずは1度運用してみて

自社に合ったスタイルを確立する

というのが良いかもしれません。

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。