【電子データの保存準備編】どういった保存ソフトを使うよいのか？
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
2024年から完全義務化される
電子データの保存について
準備編として解説します。
それでは、スタートです！！
電子データの保存とは？
電子データの保存を復習して
みましょう！！
電子データとは？
請求書、見積書、契約書、領収書など会社の書類についてPDFなどのデータでやり取りしたデータ
になります。
言い換えるとすべてPCや
ネットを通じて受け取ったり
渡したり、ダウンロードした
書類が該当するわけです。
保存する電子データとは？
PCやネットで受け取ったり、渡したデータ資料のすべて
保存要件
①改ざん防止のための措置をすること
②日にち・金額・取引先で検索できるようにすること
③データを見ることができるディスプレイなどを備え付けること
改ざん防止は国税庁が公表
している事務処理規定でも
良いことになっています。
②は複数のデータが保存される
都合上、税務調査でデータを
検索できるように
日にち・金額・取引先で検索が
可能になっていることが必要です。
③は、税務調査でデータになっている
書類を見るために必要になります。
どんなソフトを使ったらよいのか？
電子データの保存は業務効率化
を前提にしたソフト選択を
行うことになると思います。
ただし、JIIMAの認証マークが
ついたソフトに限定されること
になっています。
ソフトを使うことで最も重要な
こととしては
PDFになっている書類を
如何に手数をかけずに
改ざん防止と検索要件を
満たす保存ができるかです。
結果、次のようなソフトを
使うことが考えられます。
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4 税務顧問などの顧問業務
PDFをアップデートした
ソフトでデータを改ざんできない
ようにされていること
PDFをアップデートして
日にち・金額・取引先が
自動的に検索できる機能を
持っているソフトであること
以上の2点が保存効率を
高める保存方法になります。
つまり、人間が行う作業は
PDFを作成したりダウンロード
してソフトへアップデートするまで
になります。
なぜこのようなことをソフトに
もとめるのかというと
日にち・金額・取引先を
人間が入力することになると
どこかで入力ミスといった
ヒューマンエラーが出る可能性が
あるためです。
電子データ保存の業務フローのつくりかた
電子データ保存については
業務フローを明確にすると
社内で混乱が出ないと思います。
ここからは具体例として
経理担当者がPDFをソフトへ
アップすることを前提にして
業務フローを考えます。
①各社内の部署から請求書、領収書などを経理担当者の管理フォルダに格納してもらう
②経理担当者はこれらのデータをソフトにアップデートする
③②で会計処理のためのデータをCSVで出力する
④③を会計ソフトへ取り込むデータにして会計処理を行う
上記は、PDFを各部署の担当者が
作成するまでを前提にしています。
実務上の問題点としては
書類ごとに異なるソフトを
使っていることがある点です。
例えば、経費精算は楽々精算で
電子データを保存するソフトは
スマート証票管理を使える状態
といった場合になります。
こうしたことは業務フローに
混乱をきたす可能性があるため
電子データの保存も楽々精算にし
一つに集中することがよいと
思います。
もう一つ問題点があって
楽々精算などのソフトは
担当者ごとにアカウントがあり
誰かが間違って電子データを
保存してしまう可能性があることです。
こちらも最後に保存する方は
経理担当者にするといった
社内ルールをつくって運用する
ことが混乱防止になります。
編集後記
弥生株式会社のスマート証憑管理
が正式にリリースされたので
実験してみました。
PDFをOCRで読み込んですべて
検索要件の日にち、金額、取引先
を自動で転記されました。
弥生会計の仕訳データにも
なるようなのでこちらも後ほど
実験をしてみようかなと思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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