中小企業の業務効率化を図るときのポイント3選
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
業務効率化の記事になります。
それでは、スタートです！！
業務効率化のポイント3選
業務効率化のポイント3選は
①属人的な仕事をなくす
②ITを導入して処理するだけの業務から人を開放する
③やらない理由を探さない
だと個人的に考えています。
中小企業では使えるお金が
決まっているので
一人で色々な仕事をしている
ジェネラリストの担当者を
結果的に育成してしまうことがあります。
一人で色々な仕事ができる反面
その人しかわかっていない仕事
なるものが存在してしまう恐れが
ありますね。
これが属人的な仕事になります。
違う方法で業務を遂行すれば
時短になるなどのことがあっても
その人がやりやすい方法で
仕事をしていることがあります。
業務効率化では属人的な仕事は
効率の判断ができませんので
業務について全般的に確認し
無くしていくようにします。
業務においては大量なものを
さばくことが仕事になっている
ことがあります。
例えば、経理処理、勤怠管理、
給与計算などバックヤード業務
と言われる業務になります。
こうした分野はITを導入するだけで
効率化することが可能です。
ITを導入するときの判断は
大量、時間がかかる、処理だけ
計算だけなどのキーワードです。
これらの分野については
ITが得意な分野になります。
効率化するときには今まで
異なる業務にならざるを得ません。
属人的な仕事を担当者から引きはがし
IT化を推進することになります。
結果として担当者からすれば
仕事が奪われる恐怖を覚えて
やらない理由が探されて
主張される可能性があります。
効率化は根本的にはやらなくても
事業として問題はありません。
業務効率化で赤字が黒字になる
ような劇的な変化はないからです。
しかし、コストダウンや就業時間の
適正化にはつながる可能性があります。
一度効率化をしたいと決めたら
そのまま進むことが大切です。
効率化＝仕事が奪われるという誤解をなくす
先ほど属人的な仕事を担当者から
引きはがすことが必要と申し上げました。
このことは担当者にとって
恐怖以外の何物でもないです。
すなわち
効率化＝仕事が奪われる
という認識を持たれます。
あわよくば会社は自分をやめさせて
しまうのではないかとさえ
考える人がいるかもしれません。
効率化するときの一番の抵抗勢力は
その仕事をやっている担当者
つまり、従業員になります。
効率化することで仕事がなくなり
就業時間を削られることで
残業が減り給料も減るといった
マイナス面ばかりを想像すると
思います。
一般論ではありますが
給与が低い場合に従業員は
わざと残業をして給与を上げる
といった行動が多いと思います。
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最初の行動指針として
効率化＝仕事が奪われる
ではないことを説明します。
そして効率化をやることで
以前の就業時間が減ったとしても
残業手当分も含めた給与を保証する
といった確約があるとよいです。
元々会社が担当者一人に任せて
しまっていたつけは払わなければ
ならないと思います。
効率化で就業時間を減らし
残業手当も含めて給与を保証
することで
効率化するときの抵抗勢力を
少なくする必要があります。
業務がどうなっているかを可視化する
業務効率化の過程では業務が
どうなっているかを確認して
どこにITを導入すればよいのか
を判断することになります。
言い換えると業務が可視化
されることになります。
一つ一つの業務を図や箇条書き
に起こして考えてみると判断
しやすいです。
例えば、請求書発行業務であれば
①請求書のデータを作成する
②請求内容と金額を入力する
③請求書の内容を確認する
④出力する
⑤メール又は郵送にて送付する
こんな流れだとしたら
自動化できるポイントがあります。
Excelで請求書を作っている
といった場合であれば
クラウドの請求関係のソフトを
導入することで効率化できます。
取引先、請求内容、単価を
登録するだけで請求書に
反映させることが可能になります。
請求書の確認は人の目で確認
する必要があるので効率化は
不可能になります。
出力と送付については
クラウドのソフトで請求書を
送付できたり
URLをメールに添付するなどで
取引先へ案内を行うようにすれば
時短になります。
Excelなどのオフィスソフトは
やり方次第で作業はできます。
しかし、複合的な業務をすること
には向いていません。
Excelで作成した請求書を
そのままの形式で送ることは
普通しないと思います。
業務の工程が分かれれば
分かれるほど業務を確認して
可視化することで
どこで効率化が可能なのかを
判断することができます。
編集後記
業務効率化の基本はIT化すること
と言っても過言ではないです。
人数や業務が多くなればなるほど
大量的に発生し処理するだけの
業務も増える傾向があります。
例えば、経費精算は従業員の
人数に比例して増えますよね。
こうしたところにIT化するだけで
簡単に時短とコストの減少を
実現することが可能になります。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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