経費を支払う場合のキャッシュレス決済を多くすると訳が分からなくなりますよ

こんにちは！

 

税理士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

経費精算におけるキャッシュレス決済の問題を

取り上げていきます。

 

2019年の確定申告を行ってきて

経費精算で色々なキャッシュレス決済を

使っている事業者さんの処理をしました。

 

私が思ったことはこれだと自分で

どれくらいお金を使ったのか分からないのでは？

ということです。

 

それとSuica以外の現金チャージが普及してきたりして

税法上では経費精算で問題が出てくる場面もあるなあと

思ってきています。

 

それでは、スタートです！

 

キャッシュレス決済の方法が多くなっている

昨年のキャッシュレス還元から始まって

世の中ではかなり普及していると思います。

 

私が使っているキャッシュレスについて

申し上げると

・dカード
・楽天カード
・Amazonカード
・東武カード
・Suica
・Pasmo

以上のようになっています。

 

一応、事業用とそれ以外に分けて使っていますが

事業用の備品を購入するときに事業用以外のものもも

使っている場合がありますね。

 

私は限定して使っていることが多く

キャッシュフローとの兼ね合いを計算して

使う様にしています。

 

例えば、Suicaは顧問先への訪問などで

定期区間以外のところへの電車移動などです。

 

ただこれ以上増えると管理が行き届かなくなる

とも思っています。

 

ですからこれ以上は作らないようにと

決めています。

 

世の中的には、その人の置かれている状況により

上記以外にポイントカードもお持ちである場合が

想定可能です。

 

さて、どれくらいの人がご自身の使っている

カードに関して管理できてるでしょうか？

 

現状においては手を広げるよりも

ポイント還元が大きいものを主軸にして

使うカードを決めてはどうかと思います。

 

 

経費精算では事業用のキャッシュレス決済を用いるべし

ここからは事業として使うキャッシュレス決済を

解説していきます。

 

キャッシュレス決済はクレジットカードなど

様々な方法で行うことができますね。

 

では事業用で様々なキャッシュレス決済を

使うことは違法なのかというとそうではないです。

 

しかし事業で税金計算をするときには

帳簿を作成しなければならない点から

キャッシュレス決済は事業に使うものと

事業以外に分けるべきだと私は考えます。

 

銀行通帳を事業用と事業用以外に分類して

管理することと同じことですね。

 

なぜ事業用のキャッシュレス決済に

しなければならないのかというと

管理ができなくなるからです。

 

踏み込んで申し上げると

キャッシュレス決済の明細を会計ソフトで

明細取得をした場合に処理が面倒です。

 

ある取引は事業なので経費

ある取引は事業用以外なので経費にならない

といった帳簿を作成しないといけません。

 

 

 

さらに色々なキャッシュレス決済を使った場合を

想定していきますと

 

明細取得では帳簿作成ができない場合も

有り得ますね。

 

例えば、API連携が整っていない場合には

レシートなどで経費処理をせざるを得ません。

 

キャッシュレス決済を多くしてしまうと

逆に処理が面倒なことになる場合があります。

 

あとは事業用ではないのに

経費処理してしまうといったミスも

出てくるものと思われます。

 

事業用で使うことを決めて限定した

キャッシュレス決済なら税務調査で

中身を見られても全然へっちゃらです。

 

後述する現金チャージとの兼ね合いもあり

経費性について税務調査で問題となる場面が

出てくる可能性があります。

 

現金チャージでの経費精算の問題点

キャッシュレス決済はクレジットカードだけ

ということではありません。

 

Suica、nanacoなどの現金チャージ型で

物品を購入することができるタイプもあります。

 

実務で行われているのはSuicaチャージでは

旅費交通費として経費精算していることが

多いかと思います

 

これは交通機関だけで使っていることを

前提とした経費精算です。

 

私の場合にはSuicaの利用明細も含めて

添付して経費精算してもらう様にしています。

 

この点、他の現金チャージではどうなるのか

ということが起こります。

 

例えばnanacoへの現金チャージは経費になるのか

ガソリンを入れるためカードにチャージしたら

経費となるのかということです。

 

原則的にはSuicaへのチャージも含めて

チャージ時点では経費となりません。

 

なぜなら現金からカードへお金を移しただけで

お金は減っていないからです。

 

カードで取引をしてそれが事業用であれば

経費となるのが原則だからです。

 

領収書を見ているとちらほら

カードチャージがあり

 

その後、チャージを使って物品などを

購入しているというのが現実だと思います。

 

ですから、チャージで経費処理して

そのチャージしたカードで物品を購入して

経費とした場合には二重計上になります。

 

そうなると税法上では過少申告となります。

なぜなら経費を二重計上することで

 

税金の対象となる金額（所得）を圧縮して

結果、本来納付すべき税額よりも少ない税金を

納付することになるからです。

 

色々なキャッシュレス決済をすることは

税法上で規制されてはいませんが

 

事業用と事業以外に分けて管理した方が

後々を考えると精神的に良いかと思います。

 

 

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編集後記

ものづくり補助金の募集が始まりましたね。

それは大変に良いことなのですが・・・

 

申請期間が鬼です。

なんと3/26-3/31までが第一次公募の締切です。

 

確定申告のことを全く考えていない

期間設定だと言わざるを得ません。

非常に迷惑な話です。

 

この辺りが縦割り行政だなあと

つくづく思いました。

 

 

では税理士の齋藤幸生でした～
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。