業務効率化前に、業務を考えろ！！

今回は、業務効率化をするための道筋について

考えていきたいと思います。

 

業務効率化は、

いきなりできるものではないです。

 

何かしらのボトルネック、

つまり業務での面倒なことがあるからこそ、

効率化したいという考え方になるのだと思います。

 

ですが、局所的に効率化をしたとしても、

部分的な業務をするということだけでは、

効果があがらないのではないでしょうか？

 

効率化を始めてみたら、意外に効率化できない・・・

といったことも起こり得ます。

 

今回は、そういったことが行らないように

業務効率化について順序に従った考え方とやり方を

考えておきたいと思います。

 

それでは、スタートです！！

 

業務を考える理由

まずは、効率化をする前に、業務フローを考えます！

 

なぜかというと、効率化するために、

効率化する部分を特定しなければなりません。

 

その特定した業務について、流れを確認して、

その流れに効率化というツールを適用しないと

うまく効率化することができないからです。

 

2019年8月6日現在、RPAが流行っていて、

導入している企業が多いようですが、

実際にはうまく行っていない企業のほうが多いのです。

 

なぜこのようなことが起こるのかというと、

RPAを導入することだけを目的としているため、

RPAの効果としてうまく業務に適用されていない

ということが原因となっています。

 

このことは、効率化についても

非常に重要な示唆を与えているもので、

効率化すること自体が目的になってはいけません。

 

そうではなく、面倒なことになっている業務を

楽な方法に置き換えて、

仕事を楽にするということが効率化です。

 

加えて、2人でできていた仕事が1人でできるようになる

といったことが起こると

労働生産性、ひいては、1人当たり売上高もあげることができ、

 

利益ベースの向上で、新たな予算を獲得することで、

給料を始め、待遇を向上させることも可能となります。

 

 

効率化のゴールを決める

さて、それでは、どこを効率化のゴールとするのか

ということに話を移ります。

 

効率化は、何かしらの業務がより楽になるためと定義すると、

面倒で、手間がかかって、時間、人手もかかる理由から、

検討されるものだと思います。

 

この点、業務によってゴールが異なりますね。

 

たとえば、私は税理士として関与していると、

経理部門の面倒な仕事として、仕訳入力が面倒だとの

ご相談を受けることがあります。

 

こうした時には、入力する量が問題となっていることが

多いわけですが、入力する量を少なくする方法を提案して実行、

効率化を考えることになります。

 

 

 

上記は、入力する量に着目しているわけですが、

実際の経理業務で、会社規模が大きくなると、

入力量もさることながら、複数のインターフェイスを使って、

それを会計ソフトへ入力して集約していることもあります。

 

このような場合には、複数のインターフェイスを統合する措置が

必要となりますし、そうなると経理部門だけの問題ではなく、

会社全体として業務フローの変更が必要となります。

 

そうした総合的な判断をしてくと、経理部門だけの軽微な修正を

することのほうが、効率化になる場合もあります。

 

ゴールは会社、業務、それぞれについて考えていく

必要性があるのだということです。

 

 

効率化するためのツール、サービスを検討する

さて、効率化前に業務を考えて、

業務フローについて考えました。

 

この後に行うことは効率化させるツールを

何にするのかということですね。

 

私が自分でやっていてまず検討してほしいことは、

規模が小さければ小さいほど、excelでの効率化を

考えることになります。

 

理由は、AI、RPAといったものは、

規模の経済が優先されます。

 

ライセンスは10ライセンス～などが多いですし、

導入コストが高くなってしまう傾向があります。

 

それと、自分でAIやRPAを導入しようとすると

まだ、ハードルが高いこともあります。

 

コストが高いということは、経済的なリスクも

高いことになりますので、リスクを取らないように、

まずは、効率化の導入としてexcelをオススメします。

 

基本的には、関数とVBAが効率化の近道です。

特に、excelで管理、運営している会社は多いですし、

年商が10億円以上の会社でもexcelを使って

運用しているところもあります。

 

ですから、excelをまずは使い倒してから

AIやRPAに行っても遅くはありません。

 

それと、上記のように、どの部分を効率化するのか？

という検討から、効率化ツールの検討、導入までの

一通りを経験すると、同じことをAIとRPAで

行えばよいわけですから、経済的なリスクが低くなります。

 

ここで、経済的なリスクと申し上げてきましたが、

要するに、AIやRPAを導入してもうまくいかない会社が

多いわけですから、お金をかけたからと言って、

効率化が実現できるわけではないのです。

 

excelというofficeソフトの導入コストだけで

効率化の導入実験ができることが重要なのです。

 

効率化の一連の流れを経験しておくことで、

excelから離れたところで、効率化の経験を

他のツールに応用することができます。

 

 

---

編集後記

今日は午前中は研修で、午後は訪問でした。

午前中の研修で感じたのですが、すでに顧問先と

なっている関与先には無料で提供しようかなあと

決断をすることができましたね。

 

今月は、結構時間があるので、無償で提供する

サービスの準備をしていきたいと思います。

 

 

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

 

youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル

 

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所ホームページ

 

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。