【新設法人向け】電子帳簿保存法のデータ保存への対応を税理士が解説

こんにちは！

 

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

新設法人向けの電子帳簿保存法

対応を解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

電子帳簿保存法で義務になっている電子取引の保存

電子帳簿保存法は3つから構成

されています。

・国税関係書類等の電子保存

・スキャナ保存

・電子取引

 

このうち電子取引のみが義務に

なっています。

 

実務上のポイントは電子取引に

対応することが必要になります。

 

電子取引とは

電子取引とは、取引に関して、注文書･契約書･送り状･領収書･⾒積書･請求書などに相当する電子データを受領⼜は交付することをいいます。例えば、⑴いわゆるEDI取引、⑵インターネット等による取引、⑶電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルの場合を含む。）、⑷インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引をいいます。

国税庁　電子取引データ保存要件チェックシートから抜粋

 

イメージとしては会社が取引を

行うときにネットを通じて行う

書類のやり取りです。

 

この点以下のような取引も

電子取引になります。

取引先からのメール、EDI、クラウド等で受領した⾒積書・納品書・請求書、ECサイトで購入した商品の請求書や領収書、インターネットのみで確認できるクレジットカード、ネットバンキング、水道光熱費などの明細書等があれば電子取引に該当します。

国税庁　電子取引データ保存要件チェックシートから抜粋

 

要するにネットを通じて

もらった資料、取りに行く資料

 

発行した資料のすべてが電子取引

になると理解するとスッキリします。

 

 

まずは猶予措置の対応を行う

電子取引では原則の保存方法と

猶予措置の保存方法の2つがあります。

 

原則的な保存方法では4つの

要件があります。

以下のすべてを満たす必要があります。

①改ざん防止措置を行っている

②ディスプレイ・プリンターを備え付けている

③取引年月日、取引金額、取引先の3つで検索できる

④取引年月日又は取引金額で範囲指定検索でき、③の2つ以上の項目で検索できる

国税庁　電子取引データ保存要件チェックシートから抜粋

 

こういった要件に対応できない

場合には猶予措置の適用を考えます。

 

猶予措置にも要件があります。

以下の2つを満たす必要があります。

①原則的な保存要件で保存できなかったことについて相当の理由がある

②税務調査等のときに対応ができる

 

相当の理由とは

例えば、「システム等の整備が間に合わない」「⼈⼿不足」「システム整備の資⾦不足」など、原則的なルールに従って電子取引データの保存を⾏うための環境が整っていない事情がある場合

国税庁　電子取引データ保存要件チェックシートから抜粋

 

相当の理由には会社の個別的な

事情が考慮される余地があるので

 

猶予措置でしか対応できない

ことを証明できるようにしておく

ことがポイントです。

 

 

 

税務調査等の対応とは

税務調査のときに税務職員からの

①電子取引データのダウンロードの求め（データの提示・提出の要求）

②電子取引データを出力した書面の提示・提出の求め

があった場合に、求めに応じることができるようにしておく必要があります。

国税庁　電子取引データ保存要件チェックシートから抜粋

 

現実では税務調査のときに

税務職員からデータをダウンロード

して提示又は提出の依頼があります。

 

これに対応することで要件は

満たすことになります。

 

猶予措置の適用を受ける場合には

その要件の確認は税務調査のとき

になると想定できます。

 

つまり、過去の状況が確認される

ことになります。

 

ですから「相当の理由」と

税務調査のときの対応の両方

への対応が必要になります。

 

原則的な保存方法への対応として

猶予措置の適用をしていて

相当の理由にならなくなる

ときがやってきます。

 

このときには原則的な保存方法へ

変更することになります。

 

では、原則的な保存方法の要件を

細かく確認します。

以下が原則的な保存方法の要件でした。

①改ざん防止措置を行っている

②ディスプレイ・プリンターを備え付けている

③取引年月日、取引金額、取引先の3つで検索できる

④取引年月日又は取引金額で範囲指定検索でき、③の2つ以上の項目で検索できる

 

改ざん防止とは

以下のどれかに該当すること

①タイムスタンプが付与されたデータを授受している

②受領したデータにタイムスタンプを付与する

③訂正・削除の履歴が残るシステム等でデータを授受・保存している

④改ざん防止のための事務処理規定を策定、運用、備付けしている

 

最も安価で簡単なものは④になり

国税庁から公表されています。

 

自社にあった規定内容に変更して

作成して、運用、備え付けます。

 

ディスプレイ・プリンターを

備え付けていることはそのまま

の意味になります。

 

税務調査のときにはデータは

画面に出力する必要があり

 

データを印刷する必要があるので

プリンターも必要という考え方です。

 

プリンターが自社になくても

近隣のコンビニプリンターでも

問題ないです。

 

検索ができるようにしておくことが

必要になりますので

 

まずはデータの保存のときに

記入する保存タイトルには

取引年月日、取引金額、取引先を記入して保存をする

ことで対応ができます。

 

これを設定しておくことで

自動的に2つ以上の組み合わせ

 

例えば、取引年月日と取引金額

といった検索は可能になります。

 

 

 

---

編集後記

税理士としては相当程度の会社が

猶予措置の適用をしているのでは

ないかと考えています。

 

というのも、取引に関するデータを

扱うのは経理担当者だけではなく

 

営業担当者などいろいろな人が

資料を作成しているので

 

すべての人に電子取引データの

保存要件を周知することは不可能

だからです。

 

もちろん訂正削除ができないシステム

や訂正削除の履歴が残るシステムを

自社でお持ちであればよいですが

 

これでも保存のときには

検索をする3つの要素を表示しないと

いけないことになります。

 

 

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

 

それでは、また！

 

youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル
現在活動中止しています。

 

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所　齋藤　幸生ホームページ

 

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。