【デジタルツール導入】業務ごとに分けて導入を決めるとコストを抑えられる

こんにちは！

 

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

デジタルツールの導入がよく

わからない人向けの解説記事です。

 

それでは、スタートです！！

 

デジタルツールがコスト高になるわけ

デジタルツールはIT化して

生産性の向上や仕事の効率化をする

ために行われます。

 

中小企業では社長さんが展示会に

いってどのようなデジタルツール

があるのかを確認することもあるかも

しれませんね。

 

このとき

これ（デジタルツール）はなにができるの？

といった質問をしてしまうこと

が多いようです。

 

このような質問をしてしまうと

会社に必要なのかどうなのか不明な

機能まで同梱されたデジタルツールを

販売される可能性が高いです。

 

これはなにができるの？

という質問は

 

展示会に出展している会社から

みれば次のように聞こえます。

自社の問題点がわからないのでそれをあなたが調べて提案してくれ

 

そんなことは言っていない！！

と考えるでしょうが

相手は商売です。

 

しかもあなたはITに関して素人である

ということを公言していると同じになり

 

展示化の出店会社からすれば

いくらでもさも重大な問題であると

誇張していろいろな機能を付加して

売ることが可能です。

 

こうして無事、コスト高になった

デジタルツールを購入して

 

自社には使われないデジタルツールが

納品されることになります。

 

 

デジタルツールは業務ごとに導入する

デジタルツール導入の考え方は

ある作業に係る時間を減らすとかなどの時間コストを減らすため

になります。

 

デジタルツールの導入では次の

手順で考えます。

①業務を最初から最後まで分ける

②時間がかかる作業を見つける

③作業にかかっている時間×人数で時間を数字化する

④作業にかかっている時間が減るデジタルツールを調べる

⑤作業時間削減ができるか検討

⑥まずは1人などの最小単位で導入して時間削減効果を測定

⑦時間削減が認めらた場合には、導入コストと削減コストを比較して導入を検討

 

デジタルツールはいろいろなものがあり

どういったものを使えばよいのかが

わからないことが多々あります。

 

まずは、時間削減が期待されている

面倒な作業を見つけるのが優先です。

 

面倒な作業を見つけるためには

業務の最初から最後までを細かく

分けて書き出します。

 

そうするとおおむね3～5工程くらい

作業があることがわかってきて

 

その中で面倒で時間がかかる工程を

見つけ、それを解消できるデジタルツール

を調べます。

 

 

 

最近のツールはサブスクリプションや

無料期間を通して低コストで試すこと

ができるようになっています。

 

こちらを利用して面倒で時間がかかる

工程にデジタルツールを入れてみます。

 

削減された時間を測定してから

削減された時間×時給で削減コスト

を計算して

 

導入コストと比較することで

デジタルツールの導入を検討します。

 

また、削減された時間によって追加で

他の業務ができたり

 

顧客対応の品質を上げるといった

付随的な効果も検証しておくと

よいかもしれません。

 

ある作業だけを人に代わって

やってくれるだけなので

 

オールインワンのソフトとは

異なりコストも低く抑えることが

できるようになります。

 

 

デジタルツールは乗り換えをやりやすくしておく

デジタルツールは日進月歩です。

いつでも乗り換えをやりやすくして

おく必要があると考えています。

 

例えば、請求書システムを考えると

郵送対応は請求書システムで代行して

くれるとか

 

請求書システムでメール送信可能

であるといったことがあります。

 

最近だとファクタリングによる

早期回収サービスもあります。

 

こちらをあなたが使っているとして

突然、顧客が減ったのでサービス

打ち切りという予告がされたと仮定すると

いかがでしょうか？

 

強制的にほかの請求書システムへ

乗り換えを行う必要が出てきます。

 

サブスクリプションモデルの

デジタルツールではこのようなことが

起こる可能性があります。

 

他の可能性としてはより機能が整備され

上位互換のシステムがリリースされる

可能性があります。

 

不足の事態に対応するため

デジタルツールはいつでも乗り換えやすく

しておくと安心だと考えます。

 

 

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編集後記

昨日、私は東京税理士会の

情報システムフォーラムに

参加してきました。

 

仕切りは東京税理士会の情報システム部

というところがやっていて

 

近年のDX関係について税理士業を

交えた研修でした。

 

講演してくださった先輩税理士は

まずは自分で触って機能を試してみる

使ってみることが重要だと仰って

いましたが

 

要するにデジタルツールと使う場合

面倒な作業をデジタルツールで簡単に

できないのかといった視点から

使っていることがわかりました。

 

 

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

 

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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