【記帳でやってはいけないこと3選】個人で帳簿作成が面倒でも取引ごとに記帳する

こんにちは！

 

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

個人事業主が帳簿を作成するときに

やってはいけないことを

解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

複数の取引を一つの勘定科目にまとめてしまう

確定申告のために会計帳簿を

作成することが近年増えました。

 

その中で、個人だしなんとなく

帳簿を作成しても問題ないだろう

ということでやっていると

 

最も面倒なのは経費入力に

なることがあります。

 

特に、API連携ができない

手許現金で支払ったレシートを

ためてしまい

 

確定申告が近づくと一気に処理

するという方針をとると

 

これ、1枚ずつ入力しないと

いけないの？となります。

 

そんなあるとき確定申告も

間に合わないし

 

経費は経費になるので

一括経費という科目を作って

処理してしまおう！！

とやってしまったとします。

 

しかも、レシートを1枚ずつ

入力するのが面倒なので

 

レシートの金額だけエクセルに

入力して合計額を一括経費にした

とします。

 

これっていろいろな問題があります。

 

まず、簿記のメインルールである

1取引1仕訳の原則から逸脱している。

 

現実ではレシート1枚ずつ

会計処理しなければならない

ことになります。

 

これを逸脱していることになる

と考えることができます。

 

次に取引の実態を反映して

いない勘定科目で処理しています。

 

光熱費であれば水道光熱費とか

会議で飲食したなら会議費です。

 

このように処理しなければ

ならないところ一括経費

という行方不明な科目で

処理しているのはまずいです。

 

1年間の経費を合計した処理を

行うと青色申告特別控除で

求められている複式簿記に

ならなくなってしまいます。

 

税務調査で上記のような状態を

確認されると最低でも

 

青色申告特別控除は55万円から

10万円にされてしまうでしょうし

 

調査官の考えかたによっては

この方は青色申告をするのに

ふさわしくない処理をしている

と認定して

 

青色申告の取り消しをされる

おそれがあります。

 

 

API連携していれば確認は不要

API連携が会計ソフトに

実装されて明細を取得可能な

取引は手入力よりは楽になって

きたところです。

 

さて、API連携して仕訳候補が

AIによって行われたあとに

 

これで何も確認することはなく

すべてあっていると思い込み

 

仕訳候補を会計ソフトに

取り込んで処理を終える

といったことがありえます。

 

こうった処理はまずいかも

しれませんよ？

 

問題点は

①通帳に残っている金額と帳簿の普通預金の金額に齟齬が生じる可能性

②取引の実態に合っていない科目が選択されている可能性

③経費の消費税の処理が間違っている可能性

④取引を取り込んだあと仕訳候補で処理した相手方勘定科目の金額があっていない可能性

といったことが挙げられます。

 

通帳のAPI連携ではログインID

で取引が取り込めなかった期間

があったりすると

 

明細取得が滞ってしまうため

取り込めていない期間の処理は

行われません。

 

当然取引が帳簿に反映される

ことはありませんので通帳の

金額と帳簿の金額はずれます。

 

 

仕訳候補では摘要に書かれて

いる内容をAIが読み取り

 

これかな？という感じで

科目が指定される仕組みです。

 

つまり、取引の実態とは異なる

科目が選択されることがあります。

 

また、個人的な経費と事業用の経費

の両方で同じクレジットカードを

使っている場合には

 

API連携ではすべての取引が

事業であるとの前提で処理は

行われます。

 

個人的な経費は仕訳を取り込む

ときにあなたが科目を事業主借

へ変更する必要があります。

 

これを怠ると個人的な経費も

入った状態で所得税の課税所得が

計算されます。

 

後日、税務調査でこういった

処理が確認されたときには

経費は否認されて

 

所得税の追徴と罰金を支払う

ことになります。

 

あなたが消費税の課税事業者で

原則課税を選択している場合は

 

仕訳候補でも消費税の税区分は

候補を示すことになります。

 

経費の取引では消費税が

かからない取引と

 

消費税が付加される取引の

いずれかがありますので

 

仕訳候補の消費税区分をすべて

信用することは危険です。

 

仕訳候補では相手方勘定科目を

自動で生成することになります。

 

勘定科目に補助科目があれば

摘要で補助科目も選択してくれる

ことがあります。

 

逆に補助科目がない摘要では

補助科目は設定されません。

 

取引の取り込みを行った後

取引先ごとの売掛金や

未払金の残高が合わないことが

発生する恐れがあります。

 

マイナスになってはいけない科目の金額がマイナス

税理士が会計処理をしていない

事業者の貸借対照表を拝見すると

かなりドラスティックな状態に

なっていることがあります。

 

普通預金勘定の金額がマイナス

現金がマイナス、売掛金や

買掛金などの取引先ごとの

金額はあっていない

 

こんなことはざらにありまして

よく調査にならなかったな・・・

と思いながら

 

委任された年の処理をしている

というのが実態です。

 

過去の金額を修正できないのか

とご質問をいただくことがありますが

 

確定申告は会計帳簿を締めて

貸借対照表と損益計算書を作成する

ため過去に戻って変更できません。

 

どうするのかというと

委任された年で無理やり金額を

いじって修正します。

 

普通預金勘定がマイナスであれば

昨年末の残高まで金額を増やす

処理をしたりするわけですね。

 

さて、帳簿上の金額がマイナス

になる原因で考えられることは

①二十、三十で取引が反映されている

②金額調整のやり方がわからず、とりあえず現金を使って経費処理をしていた

③面倒でよくわからないのでAPI連携で行われた仕訳候補に従った

ということです。

 

API連携が普及してからは

③が多い印象があります。

 

帳簿の確認をしていると

内容と科目が合わないのは

当たり前で

 

請求金額と振込金額が

異なる取引の調整をしていない

なんてことも普通にあります。

 

 

 

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編集後記

簿記がわからない人が

わからないまま帳簿をつくる

というのはやめた方がよいです。

 

税務調査で指摘し放題の

帳簿になると考えます。

 

API連携で帳簿作成が楽に！！

というのはプロが使うから楽になる

というのであって

 

素人が帳簿を作成することが

楽になるわけではありません。

 

エクセルでVBAとかマクロ

という機能がありますが

 

どれだけの人がこれらの機能を

わかったうえで使っているのか

と似ています。

 

 

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

 

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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