【税理士業】グループウエアの管理と運営は誰がやるのか？
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
税理士事務所でグループウエアを
導入した後の管理と運営について
解説します。
それでは、スタートです！！
グループウエアの管理と運営は誰がやるのか？
弊所では6月からMyKomon
というクラウドサービスを
使うことになりました。
すでにあらかた設定は終了しており
あとは事前にスタッフの方たちに
使い方を共有することになります。
MyKomonではグループウエアの
機能はいろいろある機能の1つ
になりますが
一般的にはグループウエアを頻繁に
使うことになると考えています。
そこで感じたことは全部を私が
設定する必要はないことです。
というのは、記帳代行と同じで
いつまで所長が記帳代行をやっている
わけにはいきません。
所長としての仕事に集中する
必要があると考えています。
ちょっとした設定の変更などは
担当者に任せてやってもらう
必要があると考えました。
結果、管理は所長である私がやり
運営は担当者が行うというのが
すみわけが簡単かなと考えています。
グループウエアの管理と運営は所長と担当者で権限を分けておく
グループウエアでは管理がポイント
になってきます。
グループウエアで入力されてくる
データについては所長しか確認
してはいけないことがあります。
管理や運営上では権限を分けて
所長と担当者でできることや
確認することができるデータに
制限をつけておくことになります。
例えば、ある担当者が行った
処理について注文を付ける場合には
他の担当者にそれが見えてしまうと
注文を付けられたスタッフのプライド
が傷ついてしまうかもしれません。
こういった場合にはほかのスタッフ
には見えないような配慮が必要です。
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要するに所長と担当者で権限を
分けるのは対人関係で必要になる
ということです。
イメージで申し上げると
給与がいくらなのかをスタッフ同士
が話をするのはよくないですし
事業者があるスタッフの給与を
他のスタッフに話すことはご法度
というのと同じことです。
他の意味合いでは顧客番号を
つけるといったことは
決算月ごとに分ける都合がある
ため所長がやっておいたほうが
よい場合があります。
なぜなら、いろいろな担当者が
整合性がなく番号をいじると
整合性がとれないことになるからです。
グループウエアは所長が指揮命令を行う
グループウエアの設定をいじるなど
といった場合には所長が指揮命令を
行うことが望ましいと考えます。
そうしないと責任の所在が
わからなくなるためです。
個人の税理士事務所、税理士法人
では個人か法人かの違いしなかなく
実際には設立した税理士が強大な
権力を持っているボス猿です。
こういった理由から責任をもって
いろいろと指示できるのは所長だけ
ということになります。
グループウエアのある機能を使い
どのようにしたいのかを説明して
そのようにやってもらう指示を
所長が行うのです。
面倒であっても所長が責任を
もって検討したものを指示する
必要があります。
検討がなくなんとなく指示して
結果がイメージと異なるから
という理由で基に戻してもらう
といった使い方はナンセンスです。
最終的なイメージに沿ったものが
できるかどうかを検討して指示を
する必要があるわけですね。
編集後記
クラウドソフトでは人間が変な
設定をすると戻すことに苦労する
ことがあります。
MyKomonは11人目までは
月額に変動なく新規IDを
登録することが可能ですが
間違って12人目を作ると
追加料金がかかります。
こういった仕様がわかっていながら
間違って作成しまうことも実際には
起こるようです。
削除すればよいと思うでしょうが
それは少々難しいようです。
安易に設定をいじるのではなくて
検討して確認してからでも設定を
いじっても遅くはないと考えます。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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