【インボイス制度と電子帳簿保存法】仕入明細書で仕入税額控除を受けるための保存方法

こんにちは！

 

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

仕入明細書で仕入税額控除を受ける

保存方法について

 

電子帳簿保存法の観点も交えて

解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

仕入明細書で仕入税額控除を受けるための保存方法

インボイス制度のもとでも

仕入明細書の保存によって

 

仕入税額控除のための保存要件

満たすことになります。

 

仕入税額控除とは

消費税の計算における原則課税の計算で、支払った消費税になり、売上の消費税から控除する制度

 

つまり、消費税の納付額を減らす

効果をもつものとイメージすると

よいと思います。

 

インボイス制度では仕入税額控除の

適用を受けるために要件が2つあります。

①交付されたインボイスの保存

②一定の事項が書かれた帳簿の保存

 

今回の仕入明細書で仕入税額控除

を受けるとは

 

①の交付されたインボイスに

替えて仕入明細書がインボイスの

代わりになるというものです。

 

インボイスの代わりになる

仕入明細書にするための要件は

相手方の確認を受けたものに限る

とされています。

 

実務上のイメージは

請求書が作成できない相手方に対して、当社が相手方の仕入明細書を作成して、相手方に仕入明細書の確認を受ける

といったことです。

 

さて、相手方の確認として

国税庁が例示している方法は

① 仕入明細書等の記載内容を、通信回線等を通じて相手方の端末機に出力し、確認の通信を受けた上で、自己の端末機から出力したもの

② 仕入明細書等に記載すべき事項に係る電磁的記録につきインターネットや電子メールなどを通じて課税仕入れの相手方へ提供し、相手方から確認の通知等を受けたもの

③ 仕入明細書等の写しを相手方に交付し、又は仕入明細書等の記載内容に係る電磁的記録を相手方に提供した後、一定期間（注）内に誤りのある旨の連絡がない場合には記載内容のとおり確認があったものとする基本契約等を締結した場合におけるその一定期間を経たもの があります。

なお、③については、

・ 仕入明細書等に「送付後一定期間（注）内に誤りのある旨の連絡がない場合には記載内容のとおり確認があったものとする」旨の通知文書等を添付して相手方に送付し、又は提供し、了承を得る。

・ 仕入明細書等又は仕入明細書等の記載内容に係る電磁的記録に「送付後一定期間内に誤りのある旨の連絡がない場合には記載内容のとおり確認があったものとする」といった文言を記載し、又は記録し、相手方の了承を得る。

国税庁　インボイス制度に関するQ&A　問86から抜粋

 

現実ではWordやExcelで作成した

仕入明細書を相手方にメールして

メールの返信を受けるとか

 

送付するメールの文章や

仕入明細書に③以下のなお書き

を追加して確認を受ける方法が

考えられます。

 

仕入明細書を相手方に送って

取引終了になるわけではない

ことがポイントです。

 

 

 

電子帳簿保存法での電子取引になる場合の保存方法

仕入明細書を作成して相手方の

確認を受けたとしましょう。

 

現実では、仕入明細書のやり取り

はPC上のデータで行われる

ことが多いはずです。

 

データで行われる場合には

電子帳簿保存法のデータ保存

の適用を受けることになります。

 

この点、電子帳簿保存法の射程は

法人税と所得税になります。

 

消費税は印刷して保存しても

データで保存してもどちらでも

差し支えないと現行法ではなっています。

 

一般的には、適用税目によって

異なる保存方法をすると手数を

要するためデータで保存すると

考えられます。

 

電子帳簿保存法のデータ保存

について確認をすると

①改ざん防止

②検索機能

③見読可能装置の備え付け

があります。

 

以下、インボイス制度に関する

Q&A問102に基いて解説します。

 

 

改ざん防止は次のうちどれか

1つの対応します。

イ．タイムスタンプが付された適格請求書に係る電磁的記録を受領すること（受領した者がタイムスタンプを付す必要はありません。）（電帳規４①一）

ロ．次に掲げる方法のいずれかにより、タイムスタンプを付すこと（電帳規４①二）
・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供を受けた後、速やかにタイムスタンプを付すこと
・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと

ハ ．適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して適格請求書に係る電磁的記録の受領及びその電磁的記録を保存すること（電帳規４①三）
・ 訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること
・ 訂正又は削除することができないこと

ニ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと（電帳規４①四）

 

システム運用が難しい場合には

ニを運用することになります。

 

事務処理規定は国税庁で公表

されているひな形が使えます。

 

検索機能は

ⅰ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること

ⅱ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

ⅲ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

 

データを保存するときの

保存タイトルには

取引年月日、取引金額、取引先

をつけて保存することで

要件に対応可能です。

 

見読可能装置の備え付け

適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと（電帳規２②二、４①）

 

見読可能装置は税務調査の時に

必要になる措置です。

 

PCやプリンターを用意して

おくことで対応可能です。

 

上記以外の定めとしては

・適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと（電帳規２②一、⑥六、４①）

があります。

 

いわゆる取扱説明書になります。

 

 

免税事業者に仕入明細書の確認をする場合の保存方法

免税事業者との取引については

現行法では経過措置の期間になります。

 

ところで免税事業者はインボイスを

交付することはできません。

 

ではどうするのかというと

インボイス制度前の

区分記載請求書

で仕入税額控除を受ける

ことになります。

 

区分記載請求書であっても

仕入明細書によって

仕入税額控除の適用ができる

ことになっています。

 

要件は、相手方の確認を受けたもの

で、インボイスと同じになります。

 

インボイスとは異なる部分の

実務上のポイントは

 

インボイスの仕入明細書と

区分記載請求書の仕入明細書

では書く内容が違います。

国税庁　インボイスに関するQ&A
問86より抜粋

 

軽減税率が入っているため

区分記載請求書の仕入明細書

を作成するときには

 

中央の区分記載請求書等

保存方式を基に作成します。

 

 

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編集後記

仕入明細書の作成は主に

請求書が作成できない方や

 

相殺控除が発生する建設業など

において作成されることが多い

と思います。

 

データで仕入明細書のひな形を

作成しておいて取引に利用する

といった感じになります。

 

最も重要なのは登録番号を

書くことと消費税の税率や

本体金額を書いておくことだと

考えられます。

 

何かしらが抜けているから

すぐに仕入税額控除の適用が

否認されるといった運用は

 

少々乱暴な運用だと思いますので

記載漏れがないようにしたい

ところなのですが

 

記載漏れの事前の対応として

登録番号通知書の控えを

 

取引先からもらっておくことも

ポイントになると考えます。

 

 

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

 

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。