【電子帳簿保存法】データ保存の手間をスマート証憑管理の取込メールで減らす
こんにちは！
税理士・行政書士・社会保険労務
の齋藤幸生です！
今回は・・・
データ保存の手間を減らす方法
を解説した記事です。
それでは、スタートです！！
データ保存での手間とは？
電子帳簿保存法の電子データの
保存での手間とは
データを保存すること
になります。
中でも検索機能の充足は
なかなか面倒です。
さて、検索機能の充足を
楽にするために
スマート証憑管理のAI-OCR
で自動読み取りが使えます。
ただし、この時の手間も別に
かかります。
スマート証憑管理をいちいち起動させること
スマート証憑管理にデータをアップさせること
データをもらった都度
スマート証憑管理を起動して
データをアップしてとやって
みると積み重なる時間は
かかることになります。
これにどうやって対処するのか
を後述します。
データのアップとスマート証憑管理の起動を減らす
スマート証憑管理を使うときの
問題点は
データのアップをするために、都度、スマート証憑管理の起動をしなければならない
というものです。
つまり、データのアップをなくせば
スマート証憑管理の起動はデータの
アップをする分だけ少なくできる
というわけです。
スマート証憑管理ではデータの
アップ方法は2つの経路があります。
①スマート証憑管理の起動をしてアップロード画面でデータをアップする方法
②取込メールに資料を添付して送ること
私が推奨したい方法は
取込メールに資料を添付して
送ることです。
これをすることでスマート証憑管理
の起動をデータを保存する都度
しなくて済みます。
というのは取込メールに
送られた添付データは
仮保管のところに格納されて
スマート証憑管理に仮保存
されるためです。
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取込メールでは取引先から
請求書などの保存対象資料を
メールでもらうときに
CCに入れてメールしてもらう
方法が原則的な使い方になる
ものと考えます。
しかし、サブスク契約などでは
請求書メールが自動転送されて
メール配信されることがあります。
こういったメールでは
請求書が添付された配信メールを
取込メールへ転送する方法があります。
これだけでスマート証憑管理の
仮保管のボックスに格納されます。
ある程度データがたまった
段階で仮保管のデータを
受領証憑に格納する設定を
行います。
データ保存の都度
スマート証憑管理を起動させるのと
取込メールにデータ添付のメールを
送るのとでは手間と時間は
取込メールの方がかからない
とやってみて感じました。
データ保存の会計処理はまとまったときに行う
取込メールでのデータ保存をする
運用にするとデータ保存した
会計処理も同じように
一定程度データがたまった状態で
行うことになります。
というのは、スマート証憑管理
から仕訳登録する流れで会計処理を
行う場合に
スマート取引取込を活用しないと
会計処理ができないためです。
パソコンが得意とするのは
数字、大量のデータの処理です。
この部分をスマート取引取込に
任せてしまうわけですね。
スマート取引取込の初めは
取引に沿った勘定科目が設定
されないことがありますが
スマート取引取込上で勘定科目を
修正して適正な科目にすることで
スマート取引取込のAIが学習して
勘定科目を覚えてくれます。
スマート証憑管理を使うなら
スマート取引取込まで利用
しないと会計のDXはできません。
入力をしない、手間をかけない
という考え方をするわけです。
編集後記
資料の保管、会計ソフトへの入力
といった業務はだんだんと
ITが行う仕事になってきている
と考えています。
電子データの保存がこれを
加速させると思います。
ただ現実を確認してみると
機能は知っているけれども
使っていないとか
機能を知らずに使っていない
とか、今までの業務の流れを
壊したくないとか
といったことで新しい方法を
使わないことも起こると思います。
では税理士・行政書士・社会保険労務士
の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。
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