【電子取引のデータ保存】改ざん防止対応は業務ごとにやり方を変えてみる

こんにちは！

 

税理士・行政書士・社会保険労務

の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

電子取引のデータ保存の義務化

を見据え、改ざん防止に特化

した対応を解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

改ざん防止とは？

①タイムスタンプが付された後の授受
→自社と取引先の両方がタイムスタンプで運用する

②速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す 。
→自社がタイムスタンプで運用する。但し、()書きは各事務処理に関する規定を定めている場合に限ります。

③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う。→自社でシステム運用する

④訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
→国税庁公表の事務処理規定を作成して運用する

 

改ざん防止で認められる

対応は3つになります。

 

・タイムスタンプ方式→上記①と②

・一定のシステムでの運用→上記③

・事務処理規定の備え付け→上記④

 

さて、電子帳簿保存法では

改ざん防止を一つに定めて

運用しないといけない決まり

になっておりません。

 

ですから、事業者が管理できれば

契約書はタイムスタンプ方式

請求書は一定のシステムで運用

といった措置が可能です。

 

実務上の注意点は改ざん防止の

運用するやり方が複数になると

 

それぞれに検索機能が求め

られるため実質的には

 

改ざん防止と検索機能が

そろった運用をすることになる

というわけです。

 

 

業務ごとに効率化した対応方法

業務ごとに効率化したいと

考えた場合にはやり方が

あるかと思います。

 

事業者の業務ごとに分けると

①法務

②会計

③人事労務

④総務

に分けることが可能です。

 

どんなに小さな経済単位で

あったとしても

 

そして上記4つの分野ごとに

専任の従業員がいなくても

取引上では行っています。

 

4つごとにある業務に対して

電子取引を行っていれば

 

それぞれで改ざん防止として

効率化できるやり方を検討できる

ということになります。

 

 

 

私が考えている設計では

①会計業務以外→改ざん防止のいずれの運用でもOK

②会計業務にかかわるもの→会計ソフトと連動ができる改ざん防止で運用する

とざっくり分けています。

 

このように考える理由は

会計業務以外はデータを

保存するだけで

 

保存したデータから次の

異なる業務に行かないからです。

 

会計業務にかかわる業務は

請求書を保存→会計処理

という流れが発生します。

 

ですから、会計ソフトと連動して

データの請求書を保存したら

会計処理までできる運用にすると

効率的だと考えるためです。

 

会計業務以外では契約書が

あると思います。

 

契約書は締結後、ほかの業務に

かかわることはあったとしても

会計業務のような業務に流れる

可能性が低いです。

 

対して請求書などのデータを

会計ソフトと連動するソフトで

運用することで

 

AI-OCRでデータを読み取り

改ざん防止と検索機能を充足

 

会計ソフトとの仕訳連動で

仕訳候補の自動作成が行われる

といった業務に流れます。

 

あとは、担当者が仕訳候補を確認

訂正などして会計ソフトへデータを

取り込むことができます。

 

まずは、ざっくり会計業務以外

と会計業務を分けて効率化が

できないかを検討するとよいです。

 

税務調査で確認されることとは？

電子取引のデータ保存が

義務化された後の税務調査を

考えてみたいと思います。

 

前提は、原則の通りにデータ

保存に対応していた場合です。

 

想定できる税務調査での確認は

①電子取引があるかどうかの確認

②電子取引のデータ保存の方法

③データ保存の要件を充足しているかの確認

になります。

 

ただ、通常の税務職員は

ITリテラシーが低いと

言われていますので

 

情報技術専門官という

税務職員を帯同してくる

場合が想定されます。

 

ITについて詳しい税務調査官

といったイメージです。

 

税務調査では要件を中心に

確認が行われて実際のデータを

画面に出力するなどして

資料の確認が行われると思います。

 

要件に該当しているという説明が

できる状態にしておくことが

最初の対応になります。

 

 

 

---

編集後記

改ざん防止が複数の手法が

取れることをわかっている

のはあまり多くないかも

しれませんね。

 

改ざん防止だけではなく

保存媒体も複数でできます。

 

請求書はクラウドにして

一般経費はUSBにして

とやっても大丈夫です。

 

ただし、記憶媒体ごとに

改ざん防止と検索機能の

充足が必要になるのは

いうまでもないです。

 

 

では税理士・行政書士・社会保険労務士

の齋藤幸生でした！！

 

それでは、また！

 

youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル
現在活動中止しています。

 

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所　齋藤　幸生ホームページ

 

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。