【電子取引のデータ保存】電子取引の枠内でデジタル化を始めてみる

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

2024年1月から義務化される

電子取引のデータ保存を利用した

デジタル化の始め方を解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

電子取引のデータ保存になる書類を増やす

電子取引のデータ保存が

2024年1月から義務化されます。

 

電子データとは

パソコンやネットのみで行われるやり取りで使われたデータ

になります。

 

売上関係には、見積書、請求書

納品書などがあります。

 

経費関係では、カード明細

サイトからダウンロードする

データなどがあります。

 

一般に郵送で請求書などの

やり取りをしている場合には

 

取引先にはメールに添付された

PDFなどのデータでもらうように

することで電子取引を増やす

ことが考えられます。

 

電子取引のデータ保存が

義務化されると厄介な点は

 

紙で送付したり、受領したり

したものは紙で保存すること

になるため

 

データと紙で別々の保存を

しなければならなくなります。

 

デジタル化を始めるにあっては

データで保存するものを増やし

紙はなるべく減らすようにする

ことから始めます。

 

 

データで保存して業務をデジタル化する

紙よりもデータが多くなると

データで保存対象の書類も増える

比例する関係になります。

 

事業でのバックヤード業務を

デジタル化する場合には

 

業務の入り口をデジタル化

しないと始まりません。

 

業務としては次のように

考えることができると思います。

①取引はデータでのやり取りにする

②データを電子取引のデータ保存の要件に沿った保存を行う

③②の保存は会計ソフトに仕訳としてデータ出力できるものにする

④データ出力されたデータを会計ソフトにインポートする

 

以上のように業務を考えると

データでもらうことで

 

会計ソフトまでの道筋は

データで流すようにするのが

自然な流れになると思います。

 

 

 

業務をデジタル化する場合には

デジタル化と親和性が高い業務

に注目することになります。

 

特に経理業務はデジタル化との

親和性が高いと考えられます。

 

電子取引のデータ保存で業務が

増えると考えられるものは

検索機能になります。

 

なぜなら、サーバーなどにデータを

1つずつ保存する場合には

 

データの保存タイトルに

日付、取引先、金額を表示させる

必要があるためです。

 

現状では、IA－OCRによる文書

データの読み込み機能がある

保存ソフトがあります。

 

こういった保存ソフトでは

インボイス発行事業者公表サイト

とAPI連携を図って

 

インボイスであることを自動判定

してくれる機能を持ったものも

販売されています。

 

データでのやり取りを増やして

ヒューマンエラーを少なくし

業務も効率化できれば

 

他の業務に時間を割くことができる

ようになります。

 

経理のデジタル化で業務効率化をする

デジタル化との親和性を考えると

経理をデジタル化することから

始めるのがよいと思います。

 

2024年1月以降の経理業務を

想定してみると

 

請求書等が紙とデータの両方に

対応が求められて

 

すでに始まっているインボイスの

判断も行う必要があります。

 

紙ではインボイスの判断を目視で

行ったり、公表サイトでの確認も

行うことがあるかもしれません。

 

データでは検索機能を満たす

保存を行ってインボイスの判断を

行う必要があると思います。

 

業務が増加すると想定される

新たな業務としては

①インボイスの判断を行うこと

②データの保存のときに検索機能を満たす保存を行うこと

以上の2つに絞られます。

 

追加業務への時間をなるべく

少なくする方法として

 

データでの書類の送付と受領

を行っておき

 

保存する場所は会計ソフトへの

出口を考えたクラウドソフトへに

行うことができれば

 

AI-OCRを使って上記②への対応が

できることになります。

 

インボイスの判断は公表サイトの

情報とAPI連携することで判断をする

量を少なくすることができると思います。

 

こういったものの副産物として

データで保存したクラウドソフト

から仕訳候補まで行ってくれる

一連の流れにすると

 

会計処理を行うことなく

適正な勘定科目処理に

なっているのかという確認

 

適正でない場合の修正を行う

という処理は人間が行います。

 

経理のデジタル化ではAIと

人間で業務のすみわけを行う

ということになります。

 

 

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編集後記

AIと人間をすみわけをすると

一般的には人間の方では素人

が行うことは難しくなる可能性

があると思います。

 

少なくとも経理実務では

簿記3級以上の資格者で

 

経験者でないと対応できなく

なる可能性がありますね。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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