【電子取引データの保存】複数の取引がまとまったデータの保存方法はどうやるの？

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

複数の取引がまとまったデータの

保存について解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

1か月の取引がまとめられたデータの保存

現実の取引では1か月分の請求書

データにされて

 

ある月の取引がまとめられたもの

になることがあります。

 

このときにも1つ1つの取引ごとに

保存しなければならないのか？

という疑問が生じます。

 

この場合には2つの方法が

国税庁から提示されています。

 

①個々の取引ごとの取引年月日及び取引金額として記録されているものをそれぞれ用いる方法

②その電子取引データを授受した時点でその発行又は受領の年月日として記録されている年月日及びその電子取引データに記録された取引金額の合計額を用いる方法

になります。

 

これは、電子データの保存の

検索機能を満たすために行う

 

データ保存を行う時の

データの取引金額に何を付けるのか

という問題に帰結します。

 

いずれにしても事業者での取り扱いが

各年や課税期間において一貫して

 

規則性を持っていれば差し支えない

ことになります。

 

考え方は、取引金額での検索では

取引年月日その他の日付が

 

個々の取引年月日で検索できる

ようになっていれば個々の

取引金額にする必要があります。

 

上記②のようにデータの発行又は

受領の年月日で検索できるように

なっていれば

 

取引金額は合計額で表示して

保存することになります。

 

日付と取引金額で関連性が

わかる状態で保存することになる

というわけです。

 

 

1回の取引で異なる複数の金額があるデータの保存

1回の取引で異なる取引金額に

なっている場合のデータという

ことがあります。

 

例えば

A商品は○○円

B商品は○○○円

 

といった感じで見積書を発行する

ことはよくあることだと思います。

 

こういった場合の検索機能の

取引金額の書き方はどうなるのか

が問題になってきます。

 

国税庁の見解は

一つの取引に関して、異なる取引条件等に応じた複数の見積金額が記録された見積書データを授受した場合、検索機能における記録項目である「取引金額」については、課税期間において自社で一貫して規則性を持っている限り、見積書データに記録されている見積金額のうちいずれの見積金額を用いても差し支えありません。

としています。

 

要するに自社で決めたルールに

従って保存して差し支えない

という考えですね。

 

 

 

注意点は検索機能が働くように

一貫したルールに沿って保存を

しておくということです。

 

国税庁が例示しているやり方は

①最もシンプルな取引条件での見積金額で検索できるようにしておく方法

②実際に発注することとなった見積金額で検索できるようにしておく方法

③最も高額又は低額の見積金額で検索できるようにしておく方法等

になります。

 

税務調査等のときに保存した

ルールを説明して検索できる

状態であれば

 

どのような見積金額で保存しても

差し支えないことになります。

 

 

検索機能の取引金額のつけ方

ここまで問題となっていることは

検索機能の取引金額になります。

 

複数の取引金額がある場合など

が主に問題になっていました。

 

ここまでくるとよくわからなく

なってしまうので

 

原則的な取り扱いと契約書など

ケースの両方を確認します。

 

取引金額は消費税込みと抜きで

どちらで表示するべきか？

帳簿の記載方法に合わせることが原則になりますが、授受したデータに書いてある取引金額としても差し支えないことになります。

 

税務調査では帳簿を確認して

データを検索するという流れが

考えられます。

 

このとき税抜方式で消費税を

経理していると

 

費用と収益は本体金額で

表示されます。

 

ただ、費用と収益は本体金額でも

売掛金、買掛金、現金、普通預金

 

などの科目では税込金額で表示

されて記帳されているため

どちらでも検索は可能です。

 

事業者が最も簡単なルールを設定

にする場合には授受したデータの

金額をそのまま書いておくことが

 

シンプルなルールになるものと

考えます。

 

契約書などでは契約単価

といった形で取引金額がない

という場合の表示方法です。

 

この場合の取引金額は

「空欄」又は「0円」と設定する

ことで差し支えないことになります。

 

ただ、空欄にする場合には

スペースを入れるなどにより

検索ができるようにしておく

としています。

 

 

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編集後記

検索機能の問題点が今後とも

増える傾向にあると思います。

 

私が対応しているところでは

月次請求書を受領している

ケースがありましたね。

 

すなわち、記事の最初で解説した

ような取引になります。

 

取引件数が多くなるフォワーディング

では月次請求書の交付によって

対応されることが多いですね。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。