【電子取引のデータ保存】これだけやっていれば大丈夫なことを解説

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

2024年1月から始まる電子取引の

データ保存について個人事業主

向けに解説した記事です。

 

それでは、スタートです！！

 

電子取引のデータ保存とは？

パソコンの中で完結する書類のやり取りが行われた取引はデータで保存すること

になります。

 

簡潔に電子取引のデータ保存

を申し上げると上記の通りです。

 

対象となる資料の範囲

注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などでパソコンだけで完結する取引を行った資料

 

保存要件

①改ざん防止のための措置

②日付・金額・取引先で検索できるようにしておく

③ディスプレイやプリンタ等を備え付ける

 

改ざん防止のための措置で

認められるもの

①国税庁公表の事務処理規定を整備すること

②タイムスタンプを付与すること

③訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受と保存をすること

 

検索確保できるための

保存方法として認められるもの

①表計算ソフトで索引簿を作成すること

②ファイル名に日付・金額・取引先を入れて保存すること

 

策引簿については以下の内容

を記載する必要があります。

連番、日付、金額、取引先、備考

備考は請求書、見積書など

書類の内容を記載しておきます。

 

保存の書式は規定されて

おりませんので

 

PDF、jpegなどディスプレイに

表示できる形式であれば

大丈夫です。

 

 

実務上でこれだけやっていれば大丈夫

①電子取引になっている書類を見つける

②改ざん防止のための措置を決める

③保存方法を決める

以上をやっていきます。

 

書類はご自身が行っている

取引で電子データになっている

書類を特定します。

 

改ざん防止のための措置は

お金をかけないのであれば

事務処理規定を作ります。

 

保存方法にも影響しますが

会計ソフトを使っている

場合には

 

訂正・削除ができなくなる

保存ができる媒体を一緒に

使える場合があります。

 

 

 

以下、会計ソフトの例として

①弥生会計はスマート証憑管理

②マネーフォワードはクラウドBox

以上が会計ソフトを使って

いることで同梱されるソフトです。

 

スマート証票管理はPDFなどを

アップすることでAIが読み取り

 

検索が必要なものを自動で入力

して電子データを保存できます。

 

つまり、改ざん防止のための措置

と検索するための措置の両方を

満たすことが可能です。

 

因みに検索をするための措置を

対応したくない場合には

 

以下の条件の下で検索をする

ための措置を不要にできます。

税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め（調査担当者にデータのコピーを提供すること）」に応じることができるようにしている場合に検索機能の全てを不要とする措置について、以下のとおり対象者が見直されました。

イ 検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(２課税年度前)の売上高が「1,000万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」の保存義務者に拡大されました。

ロ 対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加されました。

国税庁　令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要より抜粋

 

電子取引のデータ保存で起こる勘違い

①紙で保存することは違法となる

②紙をスキャンすることも含まれる

③すべてデータにしないといけない

といった勘違いが発生している

ことがあります。

 

まず、書面で郵送されてきた

資料はそのまま保存をして

問題ありません。

 

電子取引のデータ保存は

最初からデータになっている

資料が保存の対象です。

 

紙は紙で保存しデータはデータで

保存するという考え方です。

 

紙をスキャンして保存することも

求められているとか

 

スキャン保存も認めれられる

といったことも発生しています。

 

スキャン保存は電子データの

保存とは異なる保存要件です。

 

電子データの保存は

データでのやり取りについて

のみ適用されます。

 

スキャン保存は関係がない

わけですね。

 

たまにすべてをデータにしないと

いけないといったことを

仰る方もいますね。

 

これも勘違いでデータのみ

対象になるためデータはデータ

で保存することになるだけです。

 

書面は紙で保存、データは

そのまま保存になると理解すると

わかりやすいと思います。

 

 

---

編集後記

2024年1月から電子取引の

データ保存が完全義務化され

対応しないといけません。

 

ただ、検索をするための措置を

不要にできる措置もあるため

 

データ保存が重荷であれば

印刷してデータを国税庁に

渡すといった方法で対応しても

よいのかもしれません。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

youtube始めました！
税理士さいとうゆきおチャンネル
現在活動中止しています。

 

税務顧問や執筆などのご依頼はこちら↓

Liens税理士事務所　齋藤　幸生ホームページ

 

この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。