【Goolge workplace】1年間使った感想と在宅勤務で活用する方法
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
Goolge workspeceについての
感想などをまとめた記事です。
それでは、スタートです！！
Google workspaceを使った感想
2022年7月からスタッフを
雇い入れたことをきっかけに
Google workspeceを使いました。
現在進行形でも使っています。
使った機能は
①Gmail
②Chat
以上の2つです。
データは外部のサービスを
使っているため使っていません。
設定でまごついたことは
以下の通りになります。
管理コンソールでの作業が
よくわからないことでした。
外部のクラウドサーバーとの
連携が最初に行う設定でした。
ネットで調べながら行うことが
できましたが
クラウドサーバーとの連携は
最初の挫折ポイントになると
考えます。
Google workspeceでは
Gmailを自社のドメインで
設定することが可能です。
こちらの設定は難しく
なかったです。
毎月の請求書は使った翌月の
1日に管理者のメールに届きます。
管理コンソールからでも
確認できますので捨てても
大丈夫です。
チャットは重宝しました。
一時的なデータの共有などが
必要な場合に効率的でしたね。
まとめると
最初の設定はハードルが高く
使った後では効率的な
作業ができると思います。
在宅勤務者の監督に活用したい
7月以降に在宅勤務者で
1名募集する予定です。
このときに使うのも
Google workspeceを考えています。
一般の企業とは違い
税理士などの士業では
使用人（スタッフ）への監督が
法律で義務になっています。
どうやったら監督している
ということになるかという
方法論までは法律に明文化
されていません。
在宅勤務にすることの弊害は
実際に合っていないことで
スタッフが何をしているのかが
わからないことは監督になって
いないと考えます。
監督を行う方法としては・・・
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4 税務顧問などの顧問業務
基本的にGoogle meetで
画面に顔を映してもらって
事務所にいるときと同様に
仕事をやってもらうことを
想定しています。
在宅勤務のため画面の後ろは
マスキングなどの加工をして
おかないとまずいです。
データはGoogle Driveの活用
Chatにて作業報告などを
してもらうことで
作業を行っている根拠にする
ことも可能だと思います。
労働時間管理としては
Google Formを活用して
勤怠と日報の作成を行う
ことも想定しています。
Google Formをスプレッド
シートへ流しこめば
勤怠管理や日報の作成に
活用することが可能だと
考えています。
管理者権限で行うユーザー設定
Google workspaceでは管理者
権限でユーザーが使うアプリを
制限する機能があるようです。
在宅勤務では監督が及ばない
ところで会社のPCを勝手に
使われるリスクが存在します。
こうしたリスク回避としては
Googleでできる機能を絞り
最初から使えない状況にする
必要性があると思います。
別に在宅勤務者が悪いの
ではなく人間の本質として
そういった部分があると
考えているからです。
例えば、アダルトサイトなどを
閲覧した場合には
ウィルス感染の危険性が
高まりますし
仕事をしているふりをして
youtubeを見ることもできます。
こうしたことをできない
ようにしておくことが
必要になります。
事前に使えるアプリを制限
したりとか
閲覧したURLを管理者が
確認できるようにしておく
だけでも牽制機能が働き
個人的な使われ方の防止を
することができると考えます。
編集後記
在宅勤務の募集にしようと
考えたのは事務所に通勤する
時間がもったいないと
考えたからです。
仕事はデータを標準して
しまえばどこでも仕事は
できます。
毎日、お仕事をする必要はなく
パートで在宅勤務をしたい
という層は一定数いると思います。
また、長く働くことできる
環境を整えたいと思っています。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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