経理業務をデータで行うには？
こんにちは！
税理士・行政書士の齋藤幸生です！
今回は・・・
経理業務をデータで行う方法
について解説した記事です。
それでは、スタートです。
経理業務をデータで行う
経理業務をデータで行うことが
できるでしょうか？
答えは「できる」
です。
そのためのハードルは
様々あります。
①預金口座とクレジットカード明細をAPI連携で取得する
②紙から会計処理することがないようにする
③経費精算はシステムを導入する
④仕訳は自動仕訳を使う
⑤自動仕訳の確認や修正を行う
基本的な考え方はすべて
データで会計処理まで
持ってくことになります。
データで行うメリット・デメリット
データで行うメリットは
仕訳という会計処理を「ほぼ」
人の手で行わなくなることです。
会計処理にかかる時間を短縮
することで
経理業務の効率化を行って
経理のお仕事から財務のお仕事へ
という職種変更が行われます。
というのは経理で最も多くの
時間がかかるところは会計処理
になるからです。
月に千件のデータを扱う場合
基本的には千件の処理を行う
ことになります。
処理件数に伴って時間が
かかるというわけです。
しかし、会計処理の時間が
減ることで経理は本来の
仕事をすることが可能です。
売掛金の回収漏れはないのか
買掛金などの支払漏れはないのか
預金残高で来月の運転資金を
賄うことができるのか
予実管理を行って予算のとおり
実額が推移しているのかなど
経理をやっていないと
確認が難しい分野に仕事を
シフトすることができます。
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データで行うデメリットは
①確認は人の手になること（ヒューマンエラーの発生）
②すべてデータにすることが難しい可能性
③業務フローを完全に変えることができない可能性
ということに落ち着くと
考えれらます。
経理で無視できないところは
ヒューマンエラーを完全には
回避できないことです。
データではあっていても
データ連携できないことで
それを調べることは人でしか
できない部分です。
確認した方が間違っていない
かどうかを確認することも
人が行うことになります。
上記②と③については後述します。
完全にデータで行う場合にはすべての人の協力が必要
会計処理を自動化する場合には
データを扱う方法だけになります。
データで会計処理の基礎資料
請求書、領収書、レシートなど
今までであれば紙で処理してきた
ものをすべてデータにします。
内部の事務処理、外部から授受する
処理などすべてになります。
データで授受するためには
関わる方すべての協力のもとに
行わないといけなくなります。
現実では社内の処理について
請求書の発行はPDFになり
経費精算についてもデータで
申請を上げてもらう必要がある
わけです。
紙だと印刷して経理に回せば
良かったものがPDFや請求システムで
提出することになりますし
レシートを経費精算のエクセル
などにまとめればよかったものが
写真にして精算システムへ
アップする変更が必要になります。
外部に至ってはすべての取引先に
PDFにて書類を郵送してもらうよう
協力する根回しが必要です。
一つ一つが面倒ですし協力を
してくれるかどうかわかりません。
データにする場合の動機として
紙でも済むのにデータにする
意味があるのかといった反発も
予想されるところだと思います。
経理だけが楽になったとしても
他がいらぬ業務を押し付けられた
といった感じになる場合があります。
編集後記
完全にデータに移行したと
しても税法上のデータによる
保存要件を満たす必要があります。
2024年から義務化されるのは
電子データの保存義務のみになり
スキャナ保存や帳簿の電子保存
といったものは任意の規定で
それぞれに対して要件を満たす
必要があります。
データに移行する場合には
一定の準備期間が必要になり
準備期間で修正を行って
最終的なデータ保存までもっていく
必要があると思います。
では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！
それでは、また！
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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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