【電子帳簿保存法】電子取引の保存で勘違いしやすい帳簿とスキャナ保存との関係

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

電子帳簿保存法の電子取引の

データ保存で勘違いしやすい

帳簿とスキャナ保存について

解説します。

 

それでは、スタートです！！

 

電子取引の保存で勘違いしやすいこと

2024年（令和6年）より

電子取引のデータ保存が

始まることになります。

 

こちらは電子帳簿保存法の

改正によって対応しなければ

ならないことになりました。

 

関与先にデータ保存について

説明していると勘違いをされる

場面が次の2つになります。

 

①帳簿もデータで保存しても大丈夫なんですよね？

②スキャンして保存してもいいんですね？

 

こちらは勘違いです。

 

電子取引のデータ保存の

対象は

PDFなどのデータでやり取りを行った取引

に限定されるためです。

 

電子帳簿保存法では3つに

分かれています。

①帳簿書類のデータ保存

②スキャナ保存

③電子取引のデータ保存

 

3つが電子帳簿保存法という

法律に一色単に書かれている

ためわかりにくい法律に

なっています。

 

それぞれに適用する要件があり

電子取引のデータ保存が義務に

なるからと言って

 

帳簿を電子で保存することや

レシートなどをスキャンして

保存できるわけではありません。

 

 

帳簿書類の電子化とは？

帳簿書類の電子化をする

対象になるものには前提

条件があります。

 

自己がコンピュータを使用して作成する

ということです。

 

言い換えると手書きで作成

されたものについては電子化

できないことになります。

 

対象となる書類は上記の前提

条件を満たした

 

①仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿書類

②決算書などの決算関係書類

③見積書、請求書、納品書、領収書など

 

帳簿書類をデータで保存する

ためには

すべての書類をPCで完結させる業務

を行うことが必要になります。

 

 

 

データで保存する要件は

2つに分かれて設定されて

います。

 

2つとは

①優良

②その他

 

それぞれの要件は

国税庁　はじめませんか、帳簿書類の電子化
パンフレットより

 

手続きについては原則必要

ないことになります。

 

しかし、年の途中や事業年度の

途中から適用はできません。

 

新しい期の初日から適用を

行うことになります。

 

罰金の軽減措置を受けるため

には届出書を提出する必要が

出てきます。

 

 

スキャナ保存の電子化とは？

あなたが受け取った書類や取引先などに送った書類をスキャナで読みってデータで保存すること

になります。

 

対象となる書類

①取引相手から受け取った書類

②あなたがつくって取引相手に送った書類の写し（コピー）

例示：契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など

 

対応スキャナの要件

①解像度：200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上による読み取りができること

②色調：カラー画像による読み取りができること

ただし、資金や物の流れに直結しない「一般書類」を保存する場合には、グレースケールも可

 

必要な手続き

原則必要なしで、2022年4月1日以降は、事前承認は必要なくいつでも始められます。

ただし、過去分重要書類のスキャナ保存は届出書の提出が必要です。

 

重要書類と一般書類での

スキャナ保存の要件は次の

とおりになります。

国税庁　はじめませんか、
書類のスキャナ保存！より

 

スキャナ保存の要件を満たす

ためには現実的に2つ行動を

起こす必要があります。

 

対応スキャナを用意する必要

があるということです。

 

iPhoneのカメラの画素数を

調べたところ

 

iphone4sから800万画素

なので耐えられると思います。

 

税理士事務所が使っている

スキャンスナップについては

カラーで200dpiのようですから

要件をぎりぎり満たします。

 

次にスキャンしたデータの

問題があります。

 

タイムスタンプ、読み取り情報の

保存の要件など様々なハードルが

あります。

 

これらをクリアーするためには

外部のクラウド保存サービスを

使うしかないと思います。

 

言い換えるとスキャナと

クラウドサービスで追加の

費用がかかることになります。

 

 

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編集後記

私がずっと疑問に思っている

こととしてはタイムスタンプ

要件は必要なのですか？

ということです。

 

そもそも領収書は空の領収書を

飲食店からもらってきて金額を

書いて経費にするといった

昔ながらの脱税手法があります。

 

空の領有書に手書きしたとしても

裁判にならなければ筆跡鑑定は

行われないと思います。

 

これと同様に読み取ったデータを

改ざんしてから保存するといった

手法があるため

 

タイムスタンプにどれほどの

効果があるのかよくわかりません。

 

紹介しておいてなんですが

税務調査で書類の確認さえ

できればよいので

 

検索確保措置とディスプレイを

要件にするだけでよいのでは？

と思います。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。