インボイス制度でも電子データによる保存が必要になる

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

インボイス制度での書類の保存を

電子データとの保存と交えて解説

する記事です。

 

それでは、スタートです！！

 

インボイス制度で書類の保存が問題となるケース

インボイス制度で仕入税額控除を

受けるためには書類や帳簿の保存が

必要になります。

 

仕入税額控除とは消費税の計算

における消費税の控除です。

 

すなわち

売上の消費税ー支払った消費税で

計算するときの支払った消費税を

言います。

 

支払った消費税として売上の消費税

から控除を行うためには

書類や帳簿の保存義務がありました。

 

インボイス制度では適格請求書等を

保存することが要件の一つです。

 

その中で適格請求書等をPDFといった

データで受領した場合の保存方法は

データでの保存が必要になります。

 

消費税で問題となる点をまとめると

①当社が仕入税額控除を受けるためには適格請求書等を相手方に発行してもらう必要がある

②発行された適格請求書等がデータであればデータで保存が必要になる

③データ保存は電子帳簿保存法で定められた保存方法で保存する必要がある

 

 

インボイス制度でも電子取引はデータ保存が必要

さて、当社とすればどのように保存を

行うことで仕入税額控除の要件を

満たすのかが心配になるところです。

 

次の措置を講じることになります。

① 次のイからニのいずれかの措置を行うこと

イ タイムスタンプが付された適格請求書に係る電磁的記録を受領すること（受領した者がタイムスタンプを付す必要はありません。）（電帳規４①一）

ロ 次に掲げる方法のいずれかにより、タイムスタンプを付すとともに、その電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと（電帳規４①二）
・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供を受けた後、速やかにタイムスタンプを付すこと
・ 適格請求書に係る電磁的記録の提供からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合において、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付すこと

ハ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について、次のいずれかの要件を満たす電子計算機処理システムを使用して適格請求書に係る電磁的記録の受領及びその電磁的記録を保存すること（電帳規４①三）
・ 訂正又は削除を行った場合には、その事実及び内容を確認することができること
・ 訂正又は削除することができないこと

ニ 適格請求書に係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと（電帳規４①四）

② 適格請求書に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム概要書の備付けを行うこと（電帳規２②一、４①）

③ 適格請求書に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと（電帳規２②二、４①）

④ 適格請求書に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと（電帳規２⑥六、４①）
※ 国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときはⅱ及びⅲの要件が不要となり、その判定期間に係る基準期間における売上高が1,000万円以下の事業者が国税に関する法律の規定による電磁的記録の提示又は提出の要求に応じることができるようにしているときは検索機能の全てが不要となります。
ⅰ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること
ⅱ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
ⅲ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること 他方、提供を受けた適格請求書に係る電磁的記録を紙に印刷して保存しようとするときは、整然とした形式及び明瞭な状態で出力する必要があります（新消規15の５②）。

国税庁　インボイス制度に関するQ&A　問81より抜粋

 

 

 

解説しますと

要するに電子帳簿保存法と同じ

保存要件が適用されます。

 

保存する措置はタイムスタンプ方式

又は訂正削除方式に分かれます。

 

現実的には訂正削除に関する規定の

備え付けをしておけば問題ないと

考えています。（上記「ニ」の対応）

 

②～④は税務調査のときに調査官が

データを確認する都合上必要な要件

ということになります。

 

データを見るためにデータを出力

可能なディスプレイやプリンター

の設置や取扱説明書が必要です。

 

④はデータを効率よく探すために

検索確保措置が要件になっています。

 

 

2023年末までの対応スケジュール

2023年末までの対応スケジュール

をまとめておきます。

 

2023年3月末

適格請求書発行事業者の申請

申請期限ではありませんが

2023年10月から問題なく

 

適格請求書発行事業者になる

ために期限になります。

 

2023年10月1日

インボイス制度スタート

2023年9月までにインボイスの

事業者番号を取得していないと

 

2023年10月以降の取引の請求書が

インボイスに対応した請求でなく

なってしまいます。

 

2023年12月

電子データの保存の宥恕措置の終了

電子データの宥恕措置は

2023年12月31日までになります。

 

2024年1月以降はデータの保存に

完全移行する必要があります。

 

言い換えると2023年12月には

データ保存のみくらいにしていないと

対応ができなくなるわけです。

 

 

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編集後記

インボイス制度とデータ保存は

相互的に関係しています。

 

仕入税額控除の要件として書類の

保存があり、書類がデータであれば

データ保存になります。

 

このように芋ずる式に適用関係が

絡んでくるのですべてを一気に

対応することは難しいと思います。

 

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。