【改正電子帳簿保存方法】関与先への説明で分かってきた関与先目線の質問事項を税理士・行政書士が解説

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

データ保存に関する関与先からの

質問事項で不安に思っている部分を

解説する記事となります。

 

それでは、スタートです！！

 

データの保存場所はどこですか？

データの保存場所はパソコン、クラウド

などデータの保存場所はどこであっても

問題ないことになります。

 

保存場所による問題よりも

保存したデータが税務調査のときに

速やかに出力できるかどうかが

問題です。

 

データ保存になると原始証憑が

データになります。

 

データはAdobeなどのアプリで開いて

画面に出力することになります。

 

したがって税務調査のときには

データが画面に出力できることが

必要になります。

 

画面出力の要件をクリアーできる

という場合であれば

 

仮にクラウドサーバーが海外にあるとか

DVDやUSBに保存するとかでも

問題ないです。

 

国税庁が公表している電子取引の

FAQでは出力障害を回避するという

観点からバックアップデータでの

保存も推奨されています。

 

私見になりますが

税務調査のときにクラウドサーバーに

アクセスできない場合には

 

事前に外部HDDなどに保存した

バックアップデータを画面に出力する

という手法でも問題ないことになります。

 

言い換えると複数のストレージに

保存をしていたとしても

問題がないことになります。

 

 

 

データを閲覧させる機器はどこに設置したらよいですか？

データを閲覧させる機器の設置に

ついてのご質問です。

 

機器を必要とするときは

税務調査のときになります。

 

データはアプリで開くことで

データの中身を閲覧することが可能です。

 

税務調査のときには資料を確認する

という都合上を考えると

税務調査を受ける場所に設置する

ということになります。

 

 

 

通常の設置場所を考えると

事業主の事務所になります。

 

しかし事務所が税務調査の場所に

ふさわしくない場合には

他の場所で税務調査を受けることも

可能です。

 

例えば、事務所が手狭で会計資料や

資料に関する質問について

従業員に知られてしまう場合など

 

従業員に知られたくなり情報が

税務調査の時には話題に上ります。

 

こうした場合には事務所以外の場所で

税務調査を受けることも可能となります。

 

したがって税務調査を受ける場所に

ディスプレイなどを設置して

調査官に閲覧させることも可能です。

 

 

紙で届いたものもデータにするのですか？

請求書等が紙のみで届くという

場合があります。

 

データでのやり取りが一切なく

紙で資料が届く場合です。

 

紙で資料が届く場合には

今までの通り紙で保存になります。

 

データで届いて紙でも資料が

届く場合においても紙の保存も

必要となります。

 

つまり重複して保存が必要

ということになるわけですね。

 

紙で届いた資料をデータにして

保存する場合には別途スキャナ保存の

要件を満たす必要が出てきます。

 

今回改正となったデータの授受に関する

データ保存とは似て非なる要件ですから

紙で授受した資料はデータにすることなく

紙で保存を行うことになります。

 

 

 

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編集後記

電子メールの添付ファイルで

授受した場合にはメールも保存が

必要なのかというご質問もありました。

 

この場合には取引情報が添付ファイルに

なっているのでデータのみを保存する

ということになります。

 

逆に電子メールの本文に

請求書の内容などの取引情報が

書いてある場合には

 

電子メール本文をスクリーンショットし

画面を保存するといった方法で

保存することになります。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。