【改正電子帳簿保存法】電子取引の保存による業務を税理士・行政書士が解説

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

電子取引の保存による業務を

税理士・行政書士が解説します。

 

前提として事務処理規定による

対応になります。

 

それでは、スタートです！！

 

電子取引の保存による業務

電子取引の保存による業務の特定を

行っていきます。

 

業務フローは次の通りです。

1. 電子取引による電子データの作成又は受領
2. 検索機能を確保した電子データの保管
3. 保管した電子データの管理

 

電子データに訂正削除の必要がある場合

次のようになります。

1. 担当者から処理責任者へ電子データの訂正・削除の報告
2. 処理責任者による電子データの訂正・削除の受け入れと状況把握
3. 処理責任者は取引情報訂正・削除申請書を管理責任者へ提出
4. 担当者が電子データの訂正又は訂正された電子データの受領
5. ④の電子データを処理責任者へ提出
6. 訂正した又は訂正された電子データの検索機能を確保した保管
7. 訂正前の電子データの削除
8. 処理責任者による電子データの状況を責任者へ報告
9. 管理責任者は訂正された電子データの確認
10. 管理責任者による電子データの管理

 

電子データの訂正・削除が必要な場合には

かなりの手数がかかることになります。

 

この様な運用管理体制を社内で構築して

運用を開始することになります。

 

 

電子データの管理責任者・処理責任者と運用体制

事務処理規定による運用をする場合

処理責任者と管理責任者の2名が必要で

それぞれ別々の人につかせることが

望ましいと考えます。

 

別々にすることが望ましい理由は

それぞれ別々の人がやることで

煩雑な業務の監督ができるためです。

 

事業規模が大きくなればなるほど

従業員の負担は多くなることが

想定されます。

 

管理責任者と処理責任者は次のことを

行う業務になります。

 

処理責任者は訂正・削除がある場合

訂正・削除申請書の作成と提出を

管理責任者に行うことになります。

 

管理責任者は申請書の受領をもって

処理責任者へ訂正・削除の指示を行い

処理責任者は訂正・削除を行います。

 

まとめると

管理責任者は訂正・削除の申出を受け

訂正・削除の指示を行うことになります。

 

処理責任者は訂正・削除に関する処理を

一括で請け負い最終的な保管まで行う

ことになります。

 

事務処理規定を厳格に適用しようとすると

処理責任者の負担が重ります。

 

 

 

 

運用について解説します。

 

以下を確定しておくと分かりやすいです。

1. 電子取引による電子データを誰が保存するのか
2. 訂正・削除は誰が行うのか
3. 管理責任者は誰にするのか
4. 電子データで受領した同じ資料が後日に紙でも郵送された場合の対応

上記と保存に至るまでの

最初の業務フローを合わせると

運用が分かってきます。

 

具体的に次のような構築が考えられます。

1. 担当者が電子データの受領をしてデータを保管
2. 後日、電子データと同様の資料が届いた場合にも担当者がファイルに保管
3. 後日、電子データの訂正・削除が必要場合には担当者が処理責任者へ報告
4. 処理責任者が申請書を管理責任者へ提出
5. 管理責任者が担当者へ訂正・削除の指示
6. 担当者が訂正後の電子データの保管と旧電子データの削除
7. 担当者が処理責任者へ訂正・削除の報告
8. 処理責任者が内容を確認して、管理責任者へ報告
9. 管理責任者は最終確認を行う

 

 

電子データの保管をしないとどうなるか？

電子データの保管をしない場合には

青色申告の承認が取り消される

ペナルティが考えられます。

 

電子データの保存は所得税と

法人税の紙資料の保存から

電子データの保存に変わりました。

 

青色申告を取り消すときに

税務調査官が守らなくてはならない

事務運営方針があります。

 

法第127条第1項第1号に規定する帳簿書類の備付け、記録又は保存（以下「帳簿書類の備付け等」という。)とは、単に物理的に帳簿書類が存在することのみを意味するにとどまらず、これを税務職員に提示することを含むものである。したがって、税務調査に当たり帳簿書類の提示を求めたにもかかわらず調査対象者である法人がその提示を拒否した場合には、当該拒否は同号に規定する青色申告の承認の取消事由に該当することになり、その提示がされなかった事業年度のうち最も古い事業年度以後の事業年度について、その承認を取り消す。なお、帳簿書類の提示がない場合には、青色申告の承認の取消事由に該当する旨を告げて、帳簿書類を提示して調査に応ずるよう再三再四その説得に努める。

要するに、税務調査の場面で

電子データとして提示ができない

ということになります。

 

提示ができないということは

拒否したということになるので

 

結論として青色申告の取り消し事由に

なりうるという理屈です。

 

かなりひどい理屈にはなるのですが

法律の不知は理由になりません。

 

まずは電子データによる保存を

行える体制を整えることになります。

 

 

 

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編集後記

中小企業においては財務基盤が弱いので

事務処理規定で対応することが

多くなる可能性があります。

 

このときに留意してほしいことは

ある一人に業務を集中させないことです。

 

理由は一人だけに保管、処理を任せると

属人的な仕事になってしまい

ブラックボックスになってしまいます。

 

加えて社内不正に発展する可能性が

高まることになります。

 

情報セキュリティのアンケートでは

内部情報の流出の多くは社内からが

最も多いのです。

 

一人に業務が集中すると

確認から最後の保存まで一貫した

業務が一人になります。

 

どこかで第三者が入って確認がないと

不正があった場合には発見が遅くなり

実害が分かるまでに時間もかかります。

 

人的資源も不足している中小企業で

あったとしても2人から3人態勢で

運用に当たることが望ましいです。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。