会計ソフトへの入力後は何をしたら良いの？税理士が解説！

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

会計ソフトへ入力後に行うことを解説します。

 

近年、クラウド会計の広まりで会計ソフトへの

入力作業はかなり楽になってきました。

 

次の段階として自動仕訳やご自身で処理した後の

確認の方が重要になっています。

 

確認作業をすることで税務リスクを下げて

経営に活用できる試算表を作成することができます。

 

それでは、スタートです！！

 

会計ソフトへ入力後に行うこと

会計ソフトへの入力後に行うことは

金額に移動があった勘定科目を確認することです。

 

次のような確認事項があります。

①各勘定科目の残高の確認

②内容の確認

③分かりやすく摘要に内容が書かれているか

 

残高の確認とは、例えば、

帳簿上の通帳残高と通帳の残高が合っているのか

ということです。

 

具体的には、2020年７月の処理を終えたのであれば

2020年７月３１日時点の通帳の残高と

2020年７月３１日時点の帳簿の通帳残高が

一致してるのかを確認するといったことです。

 

この様に、金額に移動があった勘定科目の残高を

すべて確認することになります。

 

次に内容の確認です。

例えば、2020年７月分の売上はすべて

計上されているのかなどを確認します。

 

また、給料の処理で計上もれとなった項目がないか

給料天引きした源泉所得税や住民税は預り金として

補助科目を設定して管理できているのかです。

 

要するに、処理の漏れ、ミスを確認することです。

 

分かりやすく摘要に内容を書いてあるのか

ということについては

 

まずは摘要に内容を書いてあるのかを確認します。

意外に摘要への記載漏れがあります。

 

費用項目については内容を摘要に書かないと

勘定科目は特定できても、後になるのと

なんでこの勘定科目を使ったのかな？

ということになってしまいます。

 

それと税務調査を前提に考えると

摘要に内容が書かれていないと

内容確認のために深堀されることがあります。

 

摘要には取引の内容を書いておくことが

大切となります。

 

 

ミスや修正は確認後行う

不慣れな方にありがちなのは

ミスを発見して修正をその度に行うことです。

 

別段、ミスを発見の都度修正しても問題は

無いのですが、効率性の面からは効率的ではないです。

 

多くの会計事務所では次のように

入力作業を行っていると思います。

 

①とりあえず資料の全てを入力

②入力後の確認とミスや修正部分の洗い出し

③ミスや修正項目を訂正・修正

という流れです。

 

最も効率的な方法としては

ミスや修正項目を洗い出したら

ミスや修正項目をメモや裏紙などに

書いて特定しておきます。

 

そのあとにミスを訂正したり

修正項目を修正することになります。

 

 

 

ミスの訂正や修正が完了したら

改めて内容の確認を行うことになります。

 

すべて自社で行うとしても

ご自身で行ったことを社内の誰かが

チェックしてくれることはあまりないのが

中小企業であると思います。

 

ミスの訂正後や修正後の確認は

１日置いて行うと新たなミスや修正の発見につながります。

 

すべてを１日で終えることは

かなり慣れないとできないです。

 

ですから、１日置くことで

新たな発見があればそれで良いでしょうし

全くなければそれで試算表の作成は完了です。

 

問題は自動仕訳やご自身での入力後に

全く中身を確認しないことなのです。

 

試算表を作成して活用するコツ

社内で試算表を作成している場合には

会計事務所に依頼するよりも早く試算表が

完成すると思います。

 

試算表は毎月の業績把握をすることができます。

例えば、損益計算書です。

 

活用のコツの第一歩は損益計算書を

確認することができることです。

 

トップラインの売上高、粗利、営業利益を

確認することで社長さんが感じていた売上、

利益に相違がないかを確認します。

 

数字に疎い社長さんが多いのが現実なので

感覚と現実とのすり合わせが必要です。

 

多くは売上の金額が合っていない

といったことがまずは議題になります。

 

社長さんとしては入金額＝その月の売上

と勘違いしている可能性があるので

請求書ベースで売上を認識することを

説明することが良いでしょう。

 

粗利が思っているのと異なっている

と思った場合にも同様のことが言えて

 

売上高も仕入高も請求ベースで処理します。

従って粗利が思っていた金額と異なる

という可能性がありますね。

 

営業利益は粗利から販売費及び一般管理費を

控除した金額となります。

 

営業利益は会社の本業での利益となります。

まずは、こちらが黒字にならないと

事業としてはうまく波に乗れていない

ということになります。

 

通常、外国関係の取引がなければ

粗利より下は費用項目となるのが

中小企業です。

 

従って、粗利でどれだけ儲けることが

できるのかということが事業の全てになります。

 

経理担当者さんがいる場合の責務としては

試算表の損益計算書を社長さんへ説明して

社長さんが数字に慣れていくように持って行きます。

 

あとは社長さんがうまく粗利を捻出できるように

取引や交渉などで事業を運営していくことになります。

 

毎月、上記の様な説明を継続すれば

社長さんは自社のことですから

社長さんはご自身の事業の問題点に

普通は気が付くはずです。

 

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編集後記

最近、税理士ができる銀行融資についての本を

色々と読んだり、銀行業務についての本も

よく読むようになりました。

 

結論としては、税理士業務と融資へのアドバイザリーは

相乗効果が大きく、会社にとって良い融資を引き出す

お手伝いができる期待がありますね。

 

税務を軽んじてはいませんが

税務の問題と財務の問題の両方を扱えるのが

税理士業のだいご味であると感じています。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
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