zoomでの会議をやってみたのでレビューしてみた！

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

zoomでの会議をやってみたのでレビューしてみた！

です。

 

zoomはインターネット環境があれば

お手軽に相手との面談や会議ができます。

 

今回は複数人で会議をやった結果として

私が感じたことを備忘録として残す記事です。

 

それでは、スタートです！！

 

zoomでの会議での所感

zoomの所感

zoomで会議をやってみた感想として

やりやすかったです。

 

複数人での会議で使いましたが

遅延は少しあるもののお手軽なツールだと

改めて感じました。

 

操作性については

パソコンを常に使っている人であれば

感覚的に操作可能です。

 

例えば、ミュート、画面共有、全画面表示

といった基本的な機能はskypeよりも

使いやすいと思います。

 

音声や画質は使っているパソコンや

スマートフォンに依存しますが

 

使っている機器にマイクとカメラがあれば

ヘッドセットを使う必要はないです。

 

zoomでの会議の招待について

zoomでは会議をするために

ミーティングルームを作成します。

 

そのミーティングルームのIDと

パスワードを共有するか

URLで対象者を招待する方法があります。

 

ホストから招待を受ける側だった私の感想は

URLで招待された方が楽に感じました。

 

IDとパスワードでも問題ないのですが

入力ミスの可能性を考慮するとURLでの

招待の方が便利だと感じます。

 

zoomでの打合せについて

zoomで複数人で打合せをする場合には

話している人の画面が黄色くなります。

 

それで誰が話しているのかを確認することができ

分かりやすかったですね。

 

ただ10人を超えてくると誰が話しているのか

ちょっと分からなくなったりするかもしれません。

 

音声については最近のスマートフォンは

音声感知が優れているようで

別室での会話が漏れて聞こえてきます。

 

人間の反射の問題なのですが

漏れて聞こえてくる声の方に意識が行って

打合せで話している人の声が聞き取りずらい

という印象はありました。

 

対応策としては別室の声が聞こえてこない

部屋で使う方が打合せ全員にとって

良いのかもしれません。

 

当日は上記の様な事があったので

話さない人はミュート機能を使って

配慮するようになりました。

 

この点、私が参加した会議は内輪の会議なので

特に問題にはなりませんでしたが

 

実際のビジネスとなると話は別で

別室の声が漏れて会議参会者に聞こえることは

 

逆に言えば、別室から漏れ聞こえるところで

zoomを使っているところにzoom会議の声が

聞こえることになります。

 

情報漏洩ということになりますから

問題になりますね。

 

一段上の配慮が会議参会者双方に求められる

ということになります。

 

 

zoomで会議をやる場合の課題

zoomで会議を行ったことでzoomの課題が

見えてきました。

 

課題について私が感じた事をまとめていきます。

 

前提として今回は有料版のzoomアカウントが

あったので打合せ時間の制限はありませんでした。

 

ビジネスで使う場合には無料版はありえませんが

無料版だとグループミーティングは40分までと

時間制限があります。

 

この点は内輪の会議での課題になると思います。

 

あとは音声の問題です。

先ほど申し上げたように

 

最近の機器の音声認識は感度が良いです。

別室の声が聞こえてしまします。

 

事務所などでは消防法の制約があって

部屋の上部が他の部屋とつながっている

という特殊事情がある可能性があります。

 

情報漏洩の観点としては最悪な環境の部屋で

声が漏れてしまうことがありますね。

 

人数についても問題があると思います。

 

会議の参加者が多くなると

zoomでの会議は誰が話しているのか

分からなくなる印象です。

 

最大で10人くらいまでが限度だと思います。

多すぎると誰が話しているのか分からなくなり

会議が混乱する可能性があります。

 

 

 

対面との比較としては

実際に一か所に人が集まりますが

音声の遅延が少し生じます。

 

ですからちょっと違和感があります。

 

声が遅れて聞こえることになるので

口が動いているのと音声の認識がずれます。

 

zoomの問題というよりは

インターネット回線の問題です。

 

ここは５Gになると改善されていくのでは

ないかと想定します。

 

画面共有についても同様のことが起こるので

資料とzoomの画面は分けておいた方が

無難であると思います。

 

結果としてデュアルディスプレイが前提で

会議を行った方が無難であると思います。

 

zoomの操作性は直感的に

機能を操作することが私はできましたが

人によっては操作にまごつくことがあります。

 

特にスマートフォンでzoomを運用する場合には

タッチパネル方式なので機能ボタン操作が

まごつくことがあると思います。

 

zoomのリスク回避を考える

以上の点からzoomでのリスク回避を考えます。

インタネット回線は最も高速な回線で

行うことになります。

 

対面では資料がその場にあるので

資料の場所をすぐ共有することができますが

zoom上だと資料の場所の特定について

ちょっと言いずらくなる可能性があります。

 

また、資料は全部を結合したPDFで

ページ数が絶対にブレないようにした方が

どこの資料を見てホストが話しているのか

分かりやすくなると思います。

 

音声についても基本的には

他の部屋の声が聞こえないのが理想です。

 

内輪の会議であったとしても

ビジネスで使用する事務所で行うことは

ちょっと問題があると思います。

 

この点、話さないのであれば

ミュート機能の活用も考えたいです。

 

zoomの操作性は難しくはないですが

人によってはまごつくことがあります。

 

zoomはパソコンアプリとスマートフォンアプリで

２つありますが、スマートフォンの操作が

まごつくことがあります。

 

この点はスマートフォンユーザーに合わせる

ということが大切であると思います。

 

zoomで会議を行う場合には

人数制限を設けることが良いと思います。

 

会議は参会者がそれぞれ話すことになります。

大勢で会議を行うことは会議が混とんとする

可能性があります。

 

現状では人数制限することで

会議がスムーズになると考えます。

 

無料版か有料版かという議論もあります。

ビジネスでは有料版一択となります。

 

無料版では時間制限がありますので

長びく可能性があるならzoom以外で

会議を行うことも考えておく必要があります。

 

最後に最も大きなリスクは

zoomが日本政府によって使用ができなくなる

可能性についてです。

 

日本経済新聞電子版の記事によれば

アメリカは中国のクラウドサービスにまで

制限をするという記事がありました。

 

zoomは中国人オーナーが事業をやっている

会社が提供しているクラウドサービスです。

 

もし使えなくなった場合には

強制的に他のクラウドサービスを使う

ということになりかねません。

 

最大のリスク回避は複数のクラウドサービスを

使って機能、操作性を確かめておくことが

必要になるのだろうと考えます。

 

 

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編集後記

私は支部の活動を行っているのですが

研修を部で企画しなければならず

私が講師となって研修することになりました。

 

テーマがかなり広い感じで

どうやったものかと思案中です。

 

研修を受講する対象者は税理士さんですが

やりすぎるとついて来れない可能性があり

ちょっとどうしようかなと・・・

 

あと研修資料の作成もパワポだと

ありきたりなので違うものを使って

やりたいなと思っています。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。