建設業のクラウド会計入門　クラウド会計の選択と準備を解説

こんにちは！

 

税理士・行政書士の齋藤幸生です！

 

今回は・・・

建設業に特化したクラウド会計入門をまとめていきます。

クラウド会計は色々ありますがどれを使っても良い

というわけではありません。

 

クラウド会計は記帳が楽になるソフトではありますが

それはプロが使うから楽になるのであって

素人が使うと散々な帳簿が出来上がることがあります。

 

以上のことからクラウド会計の選択、準備、セットアップ

について建設業目線で解説していきます。

 

それではスタートです！！

 

クラウド会計の選択

クラウド会計は色々とあります。

どれでも良いわけではありません。

 

最終的に税理士さんに申告依頼するなら

顧問税理士さんが使っているクラウド会計を

選択することになります。

 

理由としては、会社から見ると税理士さんが使っている

会計ソフトであれば操作の相談に乗ってもらえる

ということがあります。

データ共有を税理士さんとするのが楽でもあります。

 

税理士さんからすると記帳状況を確認するのに慣れている

申告書作成がスムーズに進むことになります。

 

ただ現実としてあるのが既に会社さんが

クラウド会計を使っている場合でご相談になるケースです。

 

こうした場合には会計ソフトの変更になる

可能性があります。

 

というのは税理士さんはクラウド会計の

アドバイザー用のアカウントを持っていて

そのアカウントで関与先のデータを確認します。

 

ですから、税理士さんが使っていない

クラウド会計を使うことになると

税理士さんが会計データを確認できない

状況が発生する可能性があるからです。

 

このように税理士さんが関与するために

最低限必要な措置としてクラウド会計を

税理士さんに合わせる可能性が出てきます。

 

 

クラウド会計の導入前の準備

クラウド会計の導入前には準備が必要です。

クラウド会計は事務作業を効率化することが得意です。

 

効率化するための準備が必要となります。

 

クラウド会計はAPI連携と言って

外部のデータを仕訳に反映させることで

事務作業の効率化を行います。

 

帳簿の作成は基本的に会計ソフトの外にある

資料から帳簿へ反映させる行為の連続です。

 

しかしクラウド会計はインターネット上の

クラウドサーバーで動いているのでデータ化された

資料で会計ソフトへ反映する道筋をたどります。

 

従って事務作業効率化のためには

インターネット上でデータ化された資料を

取込む準備が必要となってきます。

 

 

 

基本的に建設業の帳簿作成で足かせとなるのは

経費精算などの費用項目です。

 

現在でも建設業は紙ベースでのやり取りが多く

現金で取引を行うことが多いようです。

 

ですから会社内部での取引では

紙ベースでのやり取り、現金取引を

限りなく少なくするといったことが必要です。

 

特に私が関与していて思うことは

領収書やレシートの多さですね。

 

この辺りをまずは法人カードで決済する

といったことから準備を始めると良いです。

 

それと支払手段を色々と増やしてしまうと

増やした分だけデータを帳簿へ反映させる

必要が出てきます。

 

結論として支払手段は預金での振込

法人カードによる決済の２つくらいに

留めておくことが望ましいと思います。

 

それで口座連携と法人カードの連携を行い

明細取得⇒仕訳の生成

という流れだとスムーズです。

 

ただ紙のやり取りは最後まで残ることがあります。

 

例えば、請求書や支払明細、外注先からの支払明細

といったことですね。

 

この辺りは請負契約工事、常用応援など

色々なところで紙になる可能性があります。

 

クラウド会計を使う規模感の会社さんであれば

１億円くらいまでの規模感の会社さんだと思うので

毎月の処理量は多くないと思います。

 

ですから、上記の資料については

紙ベースでの処理でも大丈夫だと考えます。

 

とどのつまり

売上と外注、材料、給料などといったことは

紙ベースでの処理で帳簿に入力することとして

 

飲食、売り合わせ会議費、旅費、ETC

接待費などは電子決済をすることとして

クラウド会計の得意分野に適合させることが

現状で効率化できる部分であると思います。

 

 

クラウド会計のセットアップ

クラウド会計を使う前にはセットアップが

必要となります。

 

この点、API連携でデータ化された明細を取得し

仕訳に反映される場合には銀行へのログイン

証明書のインストールが必要です。

 

現在のクラウド会計は初期設定で

案内が行われますので手順の通りに設定して

API連携を行うことになります。

 

注意点としては銀行の連携です。

銀行のインターネットバンキングの契約によっては

API連携ができない契約があります。

 

例えば、インターネットバンキングの契約に

下位互換と上位互換の２つの契約がある場合です。

 

この場合には下位互換でもAPI連携ができるのかを

事前に調べておかないとAPI連携時になって

契約の変更をしなければならないといったことが

起こる可能性があります。

 

次に勘定科目における補助科目の設定です。

 

補助科目とは勘定科目に取引先の名前を入れて

残高を管理するために使うことになります。

 

例えば、売掛金という未収金を表す勘定科目に

A社という補助科目を付けることです。

 

この様にして売上の計上のときに処理すれば

A社から回収される金額の管理をすることができます。

 

建設業だけに限った話ではありませんが

よくある会社での不正は売上先から現金で回収して

その売上金を社長さんのポケットにいれて

売上を除外する取引です。

 

このような取引だとのちに税務調査が入り

見つかった場合には売上除外ということで

重加算税が課されることになります。

 

また、税務署は調査した会社の格付けみたいな

ことを内部で行っており、調査対象法人になりやすいです。

要するに税務署からの評価が悪くなります。

 

このような会社さんだと概ね３年に１度

税務調査で処理が適正に行われているのかを

確認される場合があります。

（私の経験則での話です。）

 

ですからきちんとした帳簿を作成することは

会社さんにとって非常にメリットがあるのです。

 

とどのつまり、売上金の回収は現金ではなく

預金で行うだけで税務上の正当性を主張できると

考えます。

 

以上のようにAPI連携でのセットアップと

補助科目の設定を行って帳簿をきちんとつける

というだけで税務調査での税務リスク軽減となります。

 

 

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編集後記

今週から電車での通勤する人たちの人数が

増えてきたようで電車が混んでいます。

 

時差出勤＋テレワークでしのいでいるのですが

出勤時は良くても帰るときにラッシュになっているので

帰宅するときも早めに帰ることを選択したないと

ちょっと怖いですね。

 

自分だけで事業をやっているのでこの辺りは

訪問がなければ自由にできることになります。

独立したメリットを最大限利用できる点です。

 

 

では税理士・行政書士の齋藤幸生でした！！

それでは、また！

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
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