税理士が独立すると紙がいっぱい？スキャナー、WEBサービスを使う

今回は、税理士が独立すると、

紙がいっぱいとなることについて

考えていきます。

 

顧問先、税理士業界会報誌、税務六法など

色々な紙が存在することになります。

 

私が独立後3年にわたって考えて、

今やっているやり方や考え方を中心に

記事としていきます！

 

それでは、スタートです！！

 

税理士が独立すると紙がいっぱい？

紙が意図せずに溜まってしまう

税理士が独立すると、紙がいっぱいとなります。

なぜなら、顧問先の資料、業界の会報誌、書籍が

あるからです。

 

具体的な紙の資料を申し上げると、

 

顧問先関係は、

・申告書や届出書など
・元帳
・契約書などのコピー

 

業界の会報誌関係は、

・日税連などの会報誌
・業界紙

 

書籍は言わずもがな、電子化してれない

書籍があると本で買わないといけませんね。

 

上記以外にも、事務所のFAXには定期的に

FAXが送られてきます。

 

それと、会計ソフトベンダーからの書類も

定期的なものを取っておくとかなりの量になります。

 

このように、意図せずに紙で埋め尽くされていて、

どうにかしないと、事務所スペースは紙で

いっぱいになってしまうことがありますね。

 

私の周りの税理士先生たち

上記のことは、私の周りの税理士先生たちも

ご認識のようで、色々と聞いてみると、

 

・申告書、元帳などの資料返還をPDFで返却する
⇒調査の時に印刷する

・税務六法などは背表紙を切ってスキャンで取り込む
⇒PDFで確認するそうです

・FAXはPCにいったん取り込んでしまう
⇒必要なFAXだけを印刷する

 

といったことをしている方たちが多いようです。

 

どれも、紙ベースの資料を無くして、

データ化を行い、クラウドにバックアップしています。

 

世の中の流れがあるように、

IT技術を駆使してやっている人が

増えてきているように思いますね。

 

スキャナー、WEBサービスを使う

私も独立直後から紙を無くそうとして

色々やってきました。

 

独立直後の考え方とやり方

それでは、独立直後の考え方とやり方を

解説したいと思います。

 

独立直後の考え方は、紙を無くすことです。

 

ただ、これは頓挫してしまいました。

 

なぜなら、前事務所から引き継いだ顧問先からの

やり方を変えることがちょっと難しかったのです。

 

顧問先の問題ではなく、私が紙を無くすやり方に

変更することができなかったという意味です。

 

契約書が多くある顧問先なので、

紙での管理の方が便利だと思ってしまいました。

 

あとは、税務六法でしょうか？

 

こちらは現在に至るまで、購入していません。

独立直後では、e-Govを使ったり、

国税庁のサイトを確認していましたね。

 

このように、できたことと、できなかったことが

混在しているのが独立した時のことです。

 

 

 

 

 

独立3年経過したら変わったこと

現状として変わったことは、

いくつかあります。

 

顧問先の紙資料の保管は、

自分が使うときのことを考えて、

紙とデータを選択するように

考え方を変えました。

 

まだ実行に移していませんが、

今後は、契約書をデータ化していくことに

なると思っています。

 

上記以外では、特段、紙をデータ化する

必要がないと思っています。

 

なぜなら、使わない資料は廃棄という

選択ができるようになったためです。

 

廃棄をするためには、完全に情報を遮断する

やり方が一番なので、今はメルティボックスを

活用しています。

 

また、法令に関するものは、2年目に購入した

iPadにアプリを入れて使っています。

 

基本的な民法から税法に至るまで

六法ベースで確認することができて無料！

 

対応していない法令があっても、

e-Govから出力したデータを読み込ませて

確認することができるので、大変便利です。

 

あとは、税務関係の情報を得るために

最近迷っているのが、税務通信のデータベース版を

購入しようかと迷っています。

 

迷う理由は、読むのか？というと

現状困っていませんので、読まない可能性が

高いことですね。

 

ですから、無料アプリのSum-riseという

アプリで税務関係の情報は十分です。

 

このように、紙のデータ化は自分が使うときを

考えてスキャンする判断に変更しました。

 

WEBサービスは無料で使えるアプリを中心に

紙を削減できるやり方を考えました。

 

あと、書籍はKindelで購入することを

今年から始めました。

 

もちろん読む端末はiPadになりますね。

画面がスマホよりも大きくて読みやすいです。

 

電子書籍化されていないものは、

紙の本を買うことにしている点には

変更はないです。

 

 

サブスクリプション契約での判断ポイント

さて、WEBサービス、現実のサービスでも

サブスクリプション契約が目立ってきています。

 

税務関係では、元々サブスクリプション契約が

多いように思います。

 

例えば、業界専門誌の定期購読が

最たる例だと思います。

 

この点、私は独立した時には

導入して良いものかどうかの判断が

できませんでした。

 

現在では、サブスクリプション契約を

するときには、判断するポイントを持っています。

 

判断は極めて簡単で、毎日、毎週、毎月で

使うのかということです。

 

この点、2018年から導入した

サブスクリプション契約はADOBEです。

 

PDFの編集、保護、タイムスタンプなど

色々な編集をすることができて便利です。

 

特に、申告書のPDFには重宝しています。

つまり、毎月使うことになりますね。

 

資料作成だと、毎日使っていると

言っても過言ではありません。

 

ただ、これが税務関係の情報商材のような

業界紙だとどうなるのかというと、

 

毎日、毎週、毎月、読むのか？

そんなに情報を手にする必要が

どこにあるのだろうか？と思います。

 

正直、そこまで情報に困っていませんし、

税理士会の情報は、支部に関わっていれば

オフレコ内容も入ってきます。

 

それと、重要な判例、裁決、専門的考察は

業界の会報誌でも特集されているので、

それを読むことで勉強になります。

 

このように考えると、税務通信は必要ないかなあ

と結論が出てしまうのです。

 

 

 

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編集後記

今日は、午後から自分派遣での入力業務です。

とりあえず、新しい人が来るまでの

臨時になったことは良かったのですが、

新しい人が来るのか？ということが不明ですね(笑)

 

訪問するまでは、大学院のレポートを

確認しつつ、時間が余れば、料金表の変更に

着手したいと思います。

 

 

ではぼっち税理士の齋藤でした～
それではまた👍

 

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この記事は、その時の状況、心情で書いています。
また、法令に関しては、その後改正された場合には、
異なる取り扱いになる可能性があります。