東京ミッドタウンにて撮影！
会議内容を事前に知らせておく
社会人として働くと、
会議は必ず遭遇する場面です。
私が一番納得いかないのが、
その会議に長時間の時間を割いて
何も決まらなかったりするときです。
会議あるあるかもしれませんが、
私は、そういった会議が嫌いです。
時間ばっかりかかるからです。
長時間かかる会議の根本的な原因は
会議内容を出席者全員に知らせて
いないことが多いです。
例えば、月次会議を行います。
役員会を行います。
会議の種類はわかりますが、
何を話すのか、決めるのか、
議論するのか？
こういったことが不明なのです。
そうではなく、役員会を行います。
こういった議題がありますので、
意見がある方は考えておいてください、
審議事案になりますので、
賛成と反対を明確にしておいて
ください。
こういったことだけでも
明らかにしておくと会議出席者は
その会議内容、意見を考える、
審議があるということが明確に
なり分かりやすくなります。
月次会議、営業会議といった
モヤっとした名称ではなく、
会議内容も一緒に説明して、
会議を行うとスッキリします。
なぜこんなことを書いているかと
申し上げますと・・・
今月は税理士の任意団体の役員会に
出席しました。
結構な年数をやっている任意団体なので
会議もちゃんとやると思っていた
のですが・・・
役員が多くいるため
船頭多くして船山に上る
というような状態です。
こういった場合には、
会議前に重要なことがあります。
根回しは色んな人にやる
根回しというと、
良い印象を持たないと思います。
しかし、根回しは重要です。
別に意見を捻じ曲げるように
要請するとかではないです。
やはり、会議内容の報告は
誰誰にやってもらうので、
発言内容は会議の前に
知らせてという程度です。
それを会議出席者で事前に
共有して、会議に来てくれれば
良いわけです。
発言内容について、事前に知らせる
ということだけで、印象が違います。
例えば、発現したい内容を事前に
知らせておけば、発言内容の
確認をするだけで済みます。
考える事案であれば、考えておけます。
いきなり会議で発言されても
いいアイデアは浮かばないものです。
自分の知識として、強みを持っている
分野であればできるとは思いますが、
その場では条件反射的なコメントしか
しようがありません。
ですから、発言内容について
事前に知らせておき、
アイデアを募ればいいのです。
それに、会議出席者全員で考える
状況を事前に作っておけば、
何とかなるものです。
こういったことをやっても
どうにもならない案件だとしたら
それは決めがたいボトルネックが
存在する案件だということです。
そうなれば、ボトルネック部分を
突き止めて解消できないかという
違ったベクトルから検証できます。
議論と決議は別で行うことが鉄則
会議の性質として、
大まかに2種類あります。
それは、議論する場なのか、
決議を行う場なのかということです。
今月参加した役員会は2団体です。
1つは、委員会はあるものの
人数が少なく委員会はありません。
したがって、委員長＝役員なので
役員会は議論と決議の両方の場
という位置づけになります。
こうした場合には、根回しが
有効です。
議論を賛成か反対のどちらかに
誘導するためには、事前調整が
必要不可欠です。
もう一方は、委員会が存在します。
ですから、議論や何かを提案することは、
委員会で決めて、役員会は決議の場という
ことになるわけです。
ですから議論になる議題は
避けるというよりも、
そもそも出す意味がない
ということになります。
税理士の任意団体は、
皆別々に働いている税理士を
役員に任命して運営していく都合上、
時間のロスは大変失礼だと
私は思います。
当の役員たちはどう考えているか？
それはわかりませんが・・・
少なくとも、私は、議事運営を
もうちょっとうまくやってよ
という印象を受けました。
まとめ
会議は、事前準備でほぼ終わっている
というのが私の持論です。
その後の議事録を体裁よく、
まとめ上げれば、たいそうな会議を
やったように見えるものです。
ですが、現在では生産性や効率性という
キーワードがある中で、どうしても
税理士業界はわかっていないな
というのが私の印象です。
直前まで勤めていた事務所の会議が
かなりひどかったです。
事前の議題説明なし、所長の独演会
となっていた状況を思い出します。
会議の方法自体がおかしいという
感覚がないのです。
ずっとこの方法でやってきたから
というのは理由になりません。
時代が変わってきているので
その変遷に合うようにしていくことを
やらなければならないと思います。
税理士の場合、税制改正が毎年ある
ということがさも当然の様に
受け入れている状況と同じです。
そうではなく、周りをもうちょっと
見渡してみると自分の業界の変な
部分が見えてくるのではないでしょうか？
編集後記
昨日は、東京青税のディベート会議に
出席してきました。
立論は完成しました。
ところが、今になって青学の学生さんから
事前協議の申し合わせが来ました。
本番は10/28なんですが・・・
金子宏氏の租税回避としての理論に
限定したいとのこと、
また、租税回避の判例に関しては、
その判例が間違っていないという
前提にしてほしいとのこと
いやいやディベートなんだから、
もうちょっと広い考えあるでしょ！
という感じです。
これも、先ほどの会議の事前準備と
同じ種類のものに感じました。
当然、我々としては、受け入れない
ということで全員一致してます。
まあ、本番ではもうちょっと
本気にならないとダメなんだよ
ということを説明してこようと
思います。
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