情報共有だとこれで楽になります！
クライアントとのデータ共有
税理士に限らず、クライアントとの
データ共有をどうするのか？
という問題に遭遇する場合があります。
こうしたとき、メールでやり取り
というのが以前までの方法でしょう。
しかしながら、メールですと
スパム扱いになると迷惑メール
になって、気が付かないという
不具合もありそうです。
こういったことがないように
Dropboxなどのクラウドサービスを
使うことで問題を解決できます。
具体的には、クラウドサービスで
データを共有することを
クライアントと決めておいて、
データフォルダを共有する
という方法になります。
フォルダが共有されると、
共有したデータが更新される都度
パソコンに通知が来ます。
これでデータを確認していけば、
データを更新したというお知らせを
入れるまでもなく、データを確認して
内容についてコメントもできます。
Dropboxでの共有方法
では実際に共有の方法を見てみましょう！
最初にgoogleアカウントを作成
しておくと、dropboxにアカウントを
作成することが簡単です。
dropboxでアカウントを作成したら、
今度は、共有フォルダの作成です。
左側のファイルの下の共有を
クリックして、
共有フォルダを作成をクリックします。
新規フォルダを作成し共有する
の状態で次へをクリックします。
フォルダ名を設定できますので、
ここでは共有としておきますが、
クライアントが多い場合には、
クライアント名_共有の名前が
無難です。
フォルダ名の下に宛先に、
共有する方のメールアドレスを
入力します。
宛先の右側はデータの編集を
可能にするのか、閲覧だけにするのか
を選択できます。
データの編集をする場合には、
編集可能のままで大丈夫です。
そうすると共有フォルダが
作成でき、相手先には共有のメールが
届くので、それをクリックして
いけばフォルダを共有することが
できることになります。
ストレージには十分注意を！
クラウドサービスはパソコンの
容量を圧迫しないという
メリット？はあります。
実際にはこれは勘違いで、
dropboxだと2GBが無料で使える
ということになります。
ですから、無料版を使用するので
あれば、クライアントのほうで
フォルダを作成して自分と共有が
理想的です。
実際に私はそのように使って
いる状況です。
会計ソフトの共有もそれで
行ったり、会議資料、経理資料も
そういった方法で
共有をしてもらっています。
ですから、私のクライアントとの
資料のやり取りはメールという
ことはほとんどありません。
まとめ
クラウドサービスは基本無料の
アカウント作成でストレージが
限られています。
ですが、うまく使えば、
クライアントにも喜んでもらえる
サービスになると思います。
ITやAIが市場をけん引していくと
思いますが、実際に使うのは
人間です。
どうやったらうまく使えるを
研究することで、使えるサービス
そうでないサービスという
分け方をしてみるのも
良いと思います。
編集後記
最近SNSの管理が億劫になってきました。
facebookはもうやめようかなと
思ってきています。
友達という知り合いが増えたのは
良いのですが、その人たちの
誕生日とかが表示されると
なんかコメントをしなきゃ
なんないかなとか
考える様になってしまったのです。
調べてないだけなんですが、
自動投稿だとブログの投稿表示が
微妙な感じですしね。
アカウント削除は衝撃を
与えすぎてしまうので
やりませんが、facebookへの投稿や
やり取りはなるべく避けようかなと
考えています。
twitterやっていますので、
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