無料Googleアプリ
私が使っている無料Googleアプリは次のものです！
1．Gmail→現在、事業用と個人用の2アカウントで運用しています。
2．Inbox by Gmail→PCでのGmailの受信トレイの管理が楽です。
3．Right Inbox for Gmail→メールの自動送信とリマインド機能がいいです。
4．Googleドライブ→データの一時保存に使っています。
5．Googleカレンダー→手帳をなくすため
上記の様に無料であってもなかなか馬鹿にできない機能をもったアプリがあります！
私はデータやメールをgoogleで管理するようにして、紙やデータをなるべくPC本体に置かないようにしています。
データや手帳をスリム化する方法
ここ10年程度使っていた手帳ともついにさよならです！
データをスリム化する方法としては、基本的にPCにいろいろデータを置くのでPCでデータが多くなり整理できない状態になるのだと思います。なので整理するところを最初から決めておけば、整理するところとして決まってきます。
私の基本的な考え方は、とっておかなければいけないデータを保管するというスタイルです。
ですから、とっておかなければならないデータをデータ共有先にも保管、PCにも一応保管というスタイルにしています。こうしておけば、とっておかなかなければならないデータですから、PCにあっても使うでしょうし、その後データの更新があれば、その更新データをデータ共有先でも管理するという流れを取っています。
手帳はgoogleカレンダーでの管理に変えました。というのは、今までだと手帳、カレンダーに二重でスケジュール管理を行っていたからで、二度手間を何とかしたいと考えていたからです。これだと、家にいるときは、問題なくスケジュール管理をすることができます。問題は外出時になります。
外出時に、電話がかかってきて同時にスケジュールも管理しなければならないということですとスマホで見れますが、別の端末で確認したいと考えています。幸い、前に買ったitouchがあるのでそれにgoogleカレンダーを入れて対応しようかと思っています。
結果としてPCの引越しも楽になる
上記の様に無料のgoogleアプリだけではないのですが、日ごろからデータや紙のスリム化を行っておくといいことがあります。それはPCの買換えによる引越しです。PCに入れておかなければならないデータはすでに共有されている状態ですから、PCを買い換えたとしてもソフトをインストールするだけの引越し作業で済みます。ですから楽になるということです。
複数の人材がある場合にはどうしたらいいの？という問題があります。この場合にはデータに関する規定を設定して運用していくことが必要です。こうすることで退職者がいるとき、PC買替時も楽になると思います。ただ、会社組織となってしまった場合にはこのような運用を1台ずつすることは難しいですし、逆に非効率的になるので、あくまで少人数で、かつ、管理ができる状態が必要かと思います。
しかし、データや紙のスリム化は会社としてもコスト削減を進めることができると思いますので、導入できる状態であれば、導入をしてみた方がいいかなと思います。
また、導入するときは一気に進めるのではなく、例えば、スケジュール管理としてgoogleカレンダーをまずは使ってみるなど少しずつ使ってみる必要があるかと思います。全部一度に行うと訳が分からなくなってしまうと思いますので、あくまで少しずつがいいかなと思います。
過去記事：ITを使った情報共有で効率化しよう！
上記の記事にも効率化を載せてあります。手帳などの紙媒体をなくすための効率化です。
編集後記
昨日は、午前中に顧問契約書の見直しと修正を午前中に行い、
午後からは、遊びに出かけました！
久々に映画を見てきました。メッセージという映画です。
土曜日だったせいか人がかなり多かったです！
内容はネタバレになるので書きませんが・・・
あーそういうことだったのね！という風になります。
6/1にはローガンが上映されるので見てこようかなと思います。