今回は出張日当の紹介をいたします。
★出張日当で経費を計上してみよう
出張日当とは、会社様がお客様への営業やアフターサービスなどで出張をする場合にはその出張に対して日当を支払うというものです。
出張日当のいいところは、経費になる、国内の出張日当であれば消費税の課税対象取引として処理できるので消費税の納付額を少なくできる、給与課税されないといったメリットがあります。ただし、出張日当をだた支給すればよいということではありません。以下の整備を行う必要があります。
★旅費規程と日報を作成する
①旅費規定
社長、平取締役、一般従業員といった役職ごとに適正範囲内でそれぞれ金額を設定した旅費規程を作成する必要があります。内容は細かく設定はできますが、まずは役職ごとに金額を設定するところから運用を始めて頂いて、適正金額の範囲内で支給することになります。
内容を細かく設定したい場合には、役職の異なるごとに社長はグリーン車、役員はビジネスクラスなどといった形で記載があれば旅費の経費も認められます。また、日帰り出張、国内宿泊出張、海外宿泊出張といった区分に分けて支給額を変えることもできます。
②出張は実態を伴うこと
出張に行っていなければ当然ながら支給できません。ではどうやって出張を説明するかというと日報が一番いいです。最近はクラウド型のスケジュール管理も普及していますので、そのスケジュール管理の日報に伺ったお客様、仕事の内容、訪問時間を記載しておくことで説明できます。日報がないとカラ出張ということで出張日当が否認される可能性が出てきます。
★支給金額の適正額っていくらなの？
税金計算上、困ったことがあります。それはいくらまでなら適正額なのか？という問題です。
これは、2つの点から金額を設定することになると思います。
①同種・同程度の規模の法人と比べて高くなっていないか？
②特定の役員だけ高くなっていないか？
という判断になります。ではどうやって上記の金額を判断するかというと、産業総合研究所の2015年度の出張旅費に関する調査がホームページで公開されていました。以下のようになります。
①日帰り出張の平均額
社長：3,881円、専務：3,431円、常務3,274円、平取締役：3,082円、部長：2,497円、課長：2,367円、係長：2,124円、一般社員：2,041円となっているようです。
②宿泊出張
社長：4,496円、専務：3,960円、常務3,764円、平取締役：3,496円、部長：2,809円、課長：2,652円、係長：2,394円、一般社員：2,276円となっているようです。
上記はあくまでも調査の平均額になっておりますので、平均額の範囲内でないとだめなのかというわけではありませんので、会社様の状況に合わせて金額を設定することができますが、上記の①と②の点については注意をしたいところです。
★一人社長で出張日当は支給できるか？
現在、会社を定年退職された方がご自身で起業されるということは増えてきているようです。
企業のしがらみに左右されず、1人で会社を運営したいという考えで一人社長として事業を行う場合出張日当は支給できるのか？という不安が出てきます。ですが、この不安は一切いりません。一人社長でも出張日当は計上できます。私の担当しているお客様で出張日当を支給している企業に税務調査がありました。金額は30,000円/1日で支給していたのですが、調査官はなにも指摘することなく、旅費規定の提出のみで金額に触れてくることはありませんでした。ですので、私の感覚ではありますが、30,000円であれば認められると思います。金額の説明も社長一人でチケットの手配、宿泊の手配、スケジュール調整など多岐にわたる調整と手数を踏みますので、適正額ではないかと考えています。